Piramida prawidłowego eventu – 8 kroków do sukcesu Twojego wydarzenia

Piramida prawidłowego eventu – 8 kroków do sukcesu Twojego wydarzenia

Piramida prawidłowego eventu to jedno z narzędzi, które pomagają nam w dobrej i uporządkowanej pracy nad wydarzeniami. Jak z niej korzystać i dlaczego warto to robić? Wyjaśniamy krok po kroku.

Cel

Dla kogo 

Budżet

Wartości

Strategia 

Kreacja

Realizacja 

Event

KROK PIERWSZY

Zawsze rozpoczynamy pracę od zadania sobie pytania o CEL planowanego wydarzenia. Im bardziej szczegółowy będzie jego opis, tym prostsza stanie się realizacja. 

Co chcemy zrobić? Co pokazać? Kiedy?  Czy ma być to wydarzenie sprzedażowe? A może event na celu podkreślenie pozycji firmy na rynku? Czy chcemy zaprezentować nową strategię? Czy mamy się tylko bawić? 

Zawsze pomagamy naszym klientom w formułowaniu wstępnych pytań. Czasem wspólnie dochodzimy do wniosku, że event nie jest potrzebny, bo jest za mało powodów, by go zorganizować. Pamiętajmy, że event to coś więcej niż tylko forma rozrywki. To inwestycja, a organizująca go firma ma dzięki niemu osiągnąć założone cele i budować relacje biznesowe.

KROK DRUGI

Drugim stopniem piramidy jest odpowiedź na pytanie, DLA KOGO będziemy realizować wydarzenie. Ona pozwoli na dookreślenie formy, zdefiniowanie potrzeb gości i warunków, które trzeba spełnić, by event się udał.

KROK TRZECI

Kiedy wiemy już, po co i dla kogo realizujemy wydarzenie, w trzecim kroku określamy BUDŻET, jakim dysponujemy. To pozwala sprecyzować dalsze plany, nie tracić czasu na nietrafione oferty i uniknąć niejasności. 

Na tym etapie firma może zastosować prostą i skuteczną metodę – podać kwotę maksymalną, jaką może wydać na organizację wydarzenia. Może się też okazać, że nie będziemy w stanie zorganizować wydarzenia, gdyż podany budżet okaże się niewystarczający. W takiej sytuacji rekomendujemy rezygnację z eventu. Będzie to lepsze rozwiązanie niż tworzenie go za wszelką cenę i oszczędzanie na jakości. To podejście nie przynosi efektów, a może też obrócić się przeciwko firmie. 

Wielokrotnie mieliśmy do czynienia z klientami, którzy nie chcieli podać budżetu na początku prac, czekali na wyceny agencji, a jednocześnie marzyli o dużych produkcjach eventowych. Dopiero w momencie przesyłania kosztorysu podawali budżet, jakim dysponują. Czasem były to kwoty rzędu 100 zł na osobę, choć firma planowała kolacje serwowane, występy gwiazdy i wiele innych elementów. 

Przygotowanie oferty przez każdą firmę wymaga czasu i zainwestowania pieniędzy. Szczerość od samego początku współpracy ma fundamentalne znaczenie. To m.in. od niej zależy ostateczny sukces wydarzenia. 

Czasami szczerość oznacza też powiedzenie sobie wprost, że określona kwota nie pozwala na zorganizowanie eventu i warto zrezygnować z tego pomysłu.

KROK CZWARTY

Wiemy już po co organizujemy event, dla kogo i ile pieniędzy możemy wydać. Teraz czas na określenie WARTOŚCI. 

Jaka jest firma, która organizuje event? Jaki ma styl pracy i komunikacji? Co jest dla niej ważne i co ją wyróżnia na rynku? Odpowiedź na te wszystkie pytania pozwoli przygotować event dopasowany do firmy i spójny z jej wizerunkiem. Na etapie poszukiwań agencji – pozwoli zdefiniować listę firm, które warto zaprosić do współpracy lub przetargu. Zachęcamy do tego, by nie wysyłać zapytań do wszystkich – lepiej wybrać liderów w kategoriach estetycznych odpowiadających firmie. 

Nie ma w Polsce firm, które są dobre we wszystkim i mogą zrealizować wszystko. Każdy ma jakiś styl pracy lub styl organizowanych eventów. Nasza agencja jest liderem w kategorii eventów biznesowych. Wyróżnia nas elegancja, spektakularność projektów, kreacja oraz postawienie gastronomii na najwyższym poziomie. 

Nie jesteśmy agencją, która zrealizuje np. festiwal muzyczny –  chętnie polecimy naszym klientom specjalistów w tej dziedzinie. 

KROK PIĄTY

Na piątym stopniu piramidy prawidłowego eventu powinna dołączyć agencja lub projekt powinien zostać przekazany do realizacji określonym osobom w firmie. One stworzą na podstawie otrzymanych informacji STRATEGIĘ. Chodzi o kreatywny, spójny pomysł na przeprowadzenie wydarzenia. 

Najważniejszą zasadą strategii jest jej całościowość i wyjątkowość. Gość ma mieć możliwość uczestniczenia w spektaklu pełnym, zaplanowanym w oparciu o spełnienie jego potrzeb, wpływającym na jego emocje.

Jeśli klient nie oczekuje innowacyjności, można skorzystać z jednej ze sprawdzonych strategii i dopasować detale do specyfiki firmy. Jeśli oryginalność jest priorytetem, event może być dla klienta i jego gości zupełnie nieznanym wcześniej przeżyciem. Warto pamiętać o tym, że im bardziej nowatorski jest projekt, tym większych nakładów finansowych wymaga. 

KROK SZÓSTY

Po stworzeniu i zaakceptowaniu strategii do pracy powinien przystąpić zespół kreatywny. To on przekaże ideę wydarzenia poprzez środki wizualne i artystyczne. 

Najlepsza KREACJA w naszej firmie powstaje zawsze w ciągu pracy, nie na początku. Im lepiej poznamy firmę, im więcej czasu i energii poświęcimy na pracę nad strategią, tym dokładniej wyznaczymy punkty kluczowe dla projektu. Później nasi twórcy przełożą te treści na język grafiki, animacji, sztuki czy muzyki. 

KROK SIÓDMY

REALIZACJA to siódmy etap eventu. Nasze wieloletnie doświadczenia pokazują, że idealną formą pracy jest trzymiesięczny okres tworzenia strategii eventu i jego kreacji oraz półroczny etap produkcji realizacyjnej. Taki podział daje maksymalny komfort pracy klientowi i agencji. Oczywiście zdarza się, że całość działań mieści się w ciągu dwóch miesięcy, ale wtedy wymaga to pracy bardzo intensywnej, często związanej z nadgodzinami po stronie klienta i agencji. 

Realizacja to skomplikowany proces połączenia wielu – czasem kilkuset – podmiotów, osób i faktów. Jest jak misternie tkana pajęcza sieć, która musi być jednocześnie elastyczna i wytrzymała. 

KROK ÓSMY

EVENT to niezapomniane przeżycie dla gości, ale dla organizatorów to bardzo intensywny czas, w którym należy dać z siebie wszystko. To moment ogromnej adrenaliny i wielu zadań do wykonania. Wymaga czujności, skrupulatności i zaufania. 

W czasie eventu oddajemy nasze dzieło w ręce kilkudziesięciu lub kilkuset osób, od zaangażowania których zależy ostateczny efekt. Bardzo ważne jest godne potraktowanie wszystkich osób pracujących przy wydarzeniu. Ci ludzie są równie ważni jak goście. Jako agencja bardzo dbamy o dobre warunki pracy i przyjazną atmosferę na każdym evencie. Daje nam to gwarancję skuteczności każdego realizowanego wydarzenia. 

POTRZEBUJESZ STWORZYĆ EVENT? SPOTKAJMY SIĘ. PYTANIA, JAKIE MUSIMY SOBIE ZADAĆ W CZASIE SPOTKANIA:

• Co jest dla Was najważniejsze w eventach? 
• Jaki cel/e ma spełnić event? 
• Do kogo ma być skierowane wydarzenie? (klienci, pracownicy, lokalna społeczność, itd.)
• Jaki jest wstępny budżet na wydarzenie? 
• Czy firma ma przygotowaną roczną strategię komunikacji z klientami
• Jakiego typu wydarzenia odbywały się w ciągu ostatnich 5 lat? 
• Co uważacie za sukces w czasie realizowanych wydarzeń?
• Jakie KPI chcecie przyjąć dla eventu (kluczowe wskaźniki efektywności)
• Czy jest wydarzenie, które stanowi dla was wzór/było niesamowite/zrobiło ogromne wrażenie?

Na podstawie odpowiedzi na te pytania, na spotkaniu będziemy mieć całą listę zagadnień, na które będziemy wspólnie odpowiadać, będą one dotyczyły multimediów, techniki, artystów, cateringu itd.  Rozpoczniemy od odpowiedzi na te pytania, a potem przejdziemy do szczegółów wydarzenia.