Niedawno do sieci trafił film “Przetargowe bingo”, stworzony przez koalicję SAR, PSML, IAA Polska, ze wsparciem IAB i POR. Porusza on niesamowicie istotny temat, o którym chcemy opowiedzieć z perspektywy agencji eventowej.
Przetargi
Czy bierzemy udział w przetargach? Tak.
Czy we wszystkich. Nie.
Dlaczego?
Wzięcie udziału w przetargu kosztuje firmę bardzo duże pieniądze. Postanowiliśmy jakiś czas temu, że nie będziemy brać udziału w przetargach, do których zapraszane są więcej niż 4 agencje.
Długa lista zadań związanych z udziałem w przetargu
Mamy dokładnie policzone, ile wydajemy na przygotowanie oferty przetargowej. To od 2500 zł za bardzo małe oferty do kilkunastu tysięcy złotych za udział w dużym przetargu.
Co składa się na taką cenę?
Po pierwsze – czas pracy ludzi zatrudnionych w agencji. Aby przygotować się porządnie do przetargu, należy:
– odbyć parę burzy mózgów z udziałem całego zespołu
– podzielić zadania wśród pracowników
– należy wymyślić koncepcję (potem ją omówić i udoskonalić) – musimy zaprojektować ofertę
– napisać teksty
– złożyć ofertę w atrakcyjną wizualnie całość
– wycenić ofertę
Wykonanie takich czynności przy dużym przetargu to praca minimum 4 osób.
Do oferty trzeba przygotować grafiki, które zleca się często zewnętrznie, jak na przykład wizualizacje 3d. Koszt zrobienia jednej wizualizacji 3d o średnim stopniu skomplikowania to około 1500 zł netto.
Musimy też skontaktować się z osobami, firmami, które chcemy zaprosić do udziału w projekcie. Wymaga to minimum jednego telefonu, ale oczywiście powinno się potem wysłać potwierdzenie mailowe.
Kolejna część pracy związanej z przetargiem to wyjazd do klienta na spotkania zapoznawcze i negocjacje.
Po przetargu musimy w wersji szczęśliwej potwierdzać współpracę z podwykonawcami, a w wersji pesymistycznej odwoływać rezerwację. Czasami trzeba to zrobić u 40 firm.
Każda godzina pracy to pieniądze.
Każdy telefon to pieniądze.
Każda rezerwacja podwykonawcy to pieniądze.
Wyobraźmy sobie, że w przetargu startuje 10 firm. Oznacza to, że 9 przegranych agencji wyda łącznie ponad 100 000 zł, aby przygotować przegrane oferty. Średni koszt przygotowania oferty to właśnie około 10 000 zł. To bardzo duża kwota jak na małe i średnie firmy, które stanowią większość w naszej branży. Z tego powodu odmawiamy udziału w przetargach w których mamy więcej niż 4 firmy.
Uważamy, że nie da się zaangażować w proces wyboru firmy, kiedy trzeba odbyć 10 spotkań związanych z briefem, potem odpisywać na maile z pytaniami, odbyć 10 prezentacji i potem nawet zaprosić kolejnych 5 firm na negocjacje.
Rozsądny przetarg powinien się ograniczać do 3 firm. To daje każdej z nich szansę na zwycięstwo.
Co z prawami autorskimi?
Każda firma eventowa czy marketingowa obserwuje swoje przegrane przetargi i chce wiedzieć, jaka koncepcja wygrała. Zazwyczaj robimy to, aby móc wyciągać wnioski, zastanawiać się co można zrobić lepiej, czasem podziwiać kreatywność konkurencji. Niestety zdarza się, że musimy też bronić swoich praw autorskich.
Wciąż (chodź już nie tak często jak w przeszłości) dochodzi do tego, że klient bierze naszą koncepcję lub jej znaczącą część i prosi swoją ulubioną agencję, aby ją wykonała.
Takie działanie jest oczywiście nielegalne i niemoralne, gdyż agencje marketingowe I eventowe zarabiają głównie dzięki swojej kreatywności i pomysłom.
To za pomysł powinniśmy zarobić najwięcej, bo zwykle to ten pomysł generuje zyski i korzyści wizerunkowe dla naszych klientów. Uważamy więc, że pomysł powinna zawsze zrealizować agencja, która go stworzyła. Odstępstwo od tej zasady powinno być możliwe, jeśli jest ona skłonna sprzedać go i pozwolić na realizację innemu podmiotowi.
Jesteśmy otwarci na to, aby część naszych pomysłów odsprzedać do realizacji komuś innemu. Nie godzimy się jednak na to, aby korzystać z nich nielegalnie.
Wynagrodzenie za udział w przetargu
W kuluarowych rozmowach jako branża od lat rozmawiamy o tym, że powinniśmy walczyć o płatne przetargi.
Jesteśmy zdecydowanymi zwolennikami tego pomysłu. Często rozmawiamy o tym z naszymi klientami. Tłumaczymy im, jak kosztowne jest przygotowanie oferty.
Większość budżetów eventowych przekracza 500 000 zł. Duża część przekracza 1 000 000 zł.
Wyobraźmy sobie, że zapraszamy do przetargu 3 firmy i zakładamy, że przeznaczymy 15 000, może 20 000 zł na przetarg.
Zwycięzca realizuje swój projekt. 2 pozostałe firmy dostają za przygotowanie po 7500 zł – 10 000 zł. Dzięki temu pokrywają swoją stratę, wyjdą na zero.
Wprowadzenie takiego rozwiązania pomoże budować kulturę pracy twórczej w Polsce, a to się przełoży na jeszcze lepszą jakość pracy i współpracy pomiędzy agencjami i ich klientami. .
Gdybyśmy standardem stało się, że w przetargu biorą udział 3 firmy, każda dostanie nawet minimalny zwrot za udział i będzie mieć pewność, że jej pomysł nie zostanie zrealizowany to moglibyśmy jako branża skupić się na doskonaleniu naszych firm. To przełożyłoby się na wyższą jakość pracy dla klientów i mniej stresu dla nich samych. Bo przeprowadzenie przetargu to stres. W końcu wybieramy firmę, która ma zarabiać dla naszej firmy, wykonać usługę, która zwiększy jej rozpoznawalność na rynku i pozwoli zrobić kolejne kroki w biznesie.
