Ile naprawdę pracy wymaga przygotowanie wydarzenia – zanim pojawi się pierwszy gość
„Skąd taka cena?”
To jedno z najczęściej zadawanych pytań przy wycenie eventów. I jest ono absolutnie zrozumiałe – bo większość pracy eventowej nie dzieje się w dniu wydarzenia, tylko dużo wcześniej i dużo później. A właśnie ta niewidoczna część w największym stopniu wpływa na koszt.
W tym artykule pokazujemy konkretnie, na przykładach i w liczbach, z czego wynika cena eventu oraz ile realnej pracy trzeba włożyć w przygotowanie nawet bardzo podstawowego wydarzenia.
Cena eventu nie bierze się znikąd
Budżet zależy od tego, co do niego włożymy
Budżet eventu nie jest wartością absolutną.
To zawsze suma decyzji: organizacyjnych, logistycznych, ludzkich i jakościowych.
Dlatego pierwszym i najważniejszym pytaniem nie powinno być „ile to kosztuje?”,
tylko:
„Z czego ten event ma być zbudowany?”
Tak jak w każdej innej branży – rynek eventowy ma bardzo różne poziomy jakości, a co za tym idzie – bardzo różne ceny.
Budżet eventu zawsze jest wypadkową decyzji podjętych na początku:
-
jakiej jakości ma być wydarzenie,
-
ile osób ma nad nim pracować,
-
jak bardzo ma być bezpieczne,
-
jakie ryzyka są akceptowalne.
Dlatego pytanie „ile kosztuje event” bez kontekstu nie ma jednej odpowiedzi.
Event można przygotować na bardzo różnym poziomie – dokładnie tak, jak w każdej innej branży.
Rynek eventowy działa jak rynek materiałów
Najprościej porównać go do świata tkanin:
-
Poliester – bardzo niska cena.
Zwykle jedna osoba robi wszystko sama: sprzedaje, projektuje, pakuje, montuje i demontuje. Niskie koszty stałe oznaczają niską cenę, ale też wysokie ryzyko: brak zaplecza, brak zespołu, brak procedur. -
Bawełna i len – środek rynku.
Zespół ludzi, doświadczenie, zaplecze, procedury, bezpieczeństwo i uczciwa, biznesowo uzasadniona cena.
-
Kaszmir – najwyższa półka cenowa.
Duże struktury, bardzo wysokie koszty, projekty o ogromnej skali.
Cena bardzo często mówi nie o „drogo” lub „tanio”, ale o tym, jak funkcjonuje firma, która ją oferuje.
Event jak dobra restauracja
Czy kiedy idziecie do eleganckiej restauracji z gwiazdką, dyskutujecie z ceną?
Czy zastanawiacie się, dlaczego na sali i na zapleczu pracuje tak dużo osób?
Zwykle nie.
Bo intuicyjnie rozumiemy, że wysoki standard wymaga odpowiedniej liczby ludzi, aby mógł być utrzymany na każdym etapie – od kuchni, przez obsługę, po detale, których gość nawet nie zauważa.
Dokładnie tak samo jest z eventem.
Jeśli chcemy, aby wydarzenie było na poziomie najlepszej restauracji – z nienaganną obsługą, spokojem i płynnością – musimy zrozumieć, że przy takim evencie musi pracować sporo osób.
Nie za dużo. Dokładnie tyle, ile potrzeba.
W całej historii naszej firmy tylko raz zdarzyła się sytuacja, w której liczba osób obsługi była większa niż liczba gości:
200 gości i 250 osób obsługi.
Wynikało to wyłącznie z oczekiwań klienta, który świadomie zdecydował się na standard ultra premium.
Takie eventy zdarzają się bardzo rzadko.
Ale ten przykład dobrze pokazuje jedno:
standard zawsze determinuje liczbę ludzi.
Jeśli chcemy, aby nasz event działał jak doskonała restauracja – bez czekania, bez kolejek, bez chaosu – musimy zaakceptować, że za kulisami pracuje zespół.
Chyba że decydujemy się na inny model.
Taki, w którym stoimy w kolejce – jak w McDonald’s.
„Dlaczego tyle osób?” – doświadczenie mówi więcej niż kalkulator
Bardzo często, jeszcze przed eventem, słyszymy:
„Za drogo.”
„Za dużo osób.”
„Czy naprawdę potrzeba aż takiego zespołu?”
To naturalne pytania – zwłaszcza gdy patrzy się na wydarzenie z perspektywy tabeli kosztów.
I niemal równie często, już po evencie, podczas podsumowania, słyszymy coś zupełnie innego:
„Mieliście rację.”
„Tak naprawdę ta liczba osób była dokładnie taka, jaka powinna być.”
„Patrzyliśmy na Was – i nie mieliście nawet chwili wytchnienia.”
To jest moment, w którym teoria spotyka się z praktyką.
Mniej osób nie oznacza taniej. Często oznacza ryzykowniej
W produkcji eventów liczba osób w zespole nigdy nie jest przypadkowa.
Nie wynika z chęci „rozbudowania kosztów”, ale z:
-
doświadczenia,
-
znajomości procesów,
-
przewidywania momentów krytycznych.
Zbyt mały zespół oznacza:
-
brak rezerw,
-
brak możliwości reagowania,
-
przeciążenie ludzi,
-
realne ryzyko błędów.
Zatrudnienie ludzi to nie jest dla agencji „wygoda”
Wbrew pozorom agencjom nie opłaca się sztucznie zwiększać zespołów.
Każda dodatkowa osoba to:
-
umowa,
-
rozliczenie,
-
odpowiedzialność prawna,
-
składki,
-
dokumenty,
-
PIT po zakończeniu roku.
To są realne koszty i realna praca administracyjna.
Dlatego, jeśli rekomendujemy konkretną liczbę osób, to nie dlatego, że możemy, ale dlatego, że wiemy, iż jest ona konieczna.
„Przecież to tylko wynajem” – gdzie naprawdę zaczyna się praca
Najwięcej uwag klientów dotyczy pozycji takich jak:
-
pakowanie,
-
logistyka,
-
przygotowanie,
-
demontaż.
Bo na pierwszy rzut oka wyglądają one na dodatki.
W rzeczywistości są fundamentem bezpiecznej produkcji eventu.
Weźmy konkretny, prosty przykład.
Przykład: lady z lustra na evencie
Koszt samego wynajmu brył lustrzanych nie jest wysoki.
Ale wynajem to najmniejsza część całego procesu.
To, co klient kupuje w cenie, to przygotowanie tej lady do bezpiecznego użycia na evencie.
Co faktycznie trzeba zrobić?
1️⃣ Przygotowanie w magazynie
-
odnalezienie właściwego elementu,
-
sprawdzenie stanu technicznego i naklejenie brandingu,
-
dobór zabezpieczeń do transportu (koce, narożniki, pasy),
-
przygotowanie wózków transportowych.
⏱️ 3-4 godziny
2️⃣ Pakowanie i załadunek
-
praca minimum dwóch osób (waga, szkło, bezpieczeństwo),
-
zabezpieczenie elementów lustrzanych,
-
odpowiednie ułożenie w samochodzie towarowym,
-
kontrola stabilności ładunku.
⏱️ 2 godziny
3️⃣ Transport
-
samochód towarowy (nie osobowy),
-
kierowca z doświadczeniem,
-
paliwo, parkowanie, czas pracy.
⏱️ w zależności od lokalizacji
4️⃣ Rozładunek po evencie
-
ponownie minimum dwie osoby,
-
zabezpieczenie na drogę powrotną,
-
rozładunek w magazynie.
⏱️ 2–3 godziny
5️⃣ Czyszczenie i przygotowanie do kolejnego użycia
-
mycie elementów lustrzanych,
-
kontrola ewentualnych uszkodzeń,
-
odłożenie do magazynu.
⏱️ 1–2 godziny
Co to oznacza w praktyce?
Nawet bardzo podstawowa usługa dostarczenia szklanej lady z logo oznacza:
-
2 osoby,
-
5–8 godzin,
-
samochód towarowy,
-
magazyn i sprzęt zabezpieczający,
-
pełną odpowiedzialność za mienie.
I to wszystko zanim zaczniemy mówić o montażu na miejscu eventu.
A montaż to kolejny etap pracy
Do powyższego dochodzi:
-
wniesienie elementów na obiekt,
-
dostosowanie do warunków technicznych miejsca,
-
praca w określonych godzinach (często nocnych),
-
koordynacja z administracją i ochroną,
-
obecność zespołu w trakcie eventu,
-
demontaż po zakończeniu wydarzenia.
Event nie zaczyna się w chwili wejścia gości
i nie kończy się w momencie ich wyjścia.
Odwróćmy perspektywę – znaną z Twojej branży
W swojej branży również masz konkurencję o bardzo niskich cenach.
I doskonale wiesz, że one nie biorą się znikąd.
Jeśli prowadzisz firmę, znasz realne koszty:
-
legalnego zatrudniania ludzi,
-
składek, podatków i ubezpieczeń,
-
bezpieczeństwa pracy,
-
floty samochodowej,
-
biura, magazynu, sprzętu,
-
czasu pracy zespołu.
Patrząc na skrajnie tanią ofertę w swojej branży, zapewne sam zadajesz sobie pytanie:
jak ta firma jest w stanie funkcjonować przy takich stawkach?
Rynek eventowy działa dokładnie tak samo
Bardzo niska cena w eventach oznacza zazwyczaj:
-
pracę jednej osoby zamiast zespołu,
-
brak zaplecza i rezerw,
-
pomijanie kosztów bezpieczeństwa,
-
brak procedur awaryjnych,
-
przeniesienie ryzyka na klienta.
To nie jest ocena.
To jest czysta matematyka prowadzenia biznesu.
Cena eventu to decyzja biznesowa, nie emocjonalna
Nie chodzi o to, by wybierać:
-
najtaniej,
-
albo najdrożej.
Chodzi o to, by:
-
rozumieć, za co się płaci,
-
wiedzieć, jak działa firma, która bierze odpowiedzialność za wydarzenie,
-
podejść do budżetu świadomie i długofalowo.
Bo event to nie lista przedmiotów.
Event to proces, ludzie, czas i odpowiedzialność.
Podsumowanie
Jeśli zastanawiasz się:
-
skąd bierze się cena eventu,
-
dlaczego pakowanie, logistyka i przygotowanie kosztują,
-
dlaczego dwie oferty na „to samo” wydarzenie mogą różnić się znacząco,
odpowiedź jest prosta:
płacisz za ilość pracy, doświadczenie i bezpieczeństwo włożone w projekt.
Właśnie w ten sposób od lat pracujemy w Agencja Komunikacji ŻYCIE – przygotowując wydarzenia tak, aby w dniu eventu wszystko było dokładnie tam, gdzie powinno być. Spokojnie. Na czas. Bez niespodzianek.