Przez ponad 30 lat organizacji jubileuszy, gal i wydarzeń firmowych nauczyliśmy się jednej rzeczy:
Goście nie podejmują decyzji o przyjściu na event w momencie otrzymania zaproszenia.
Podejmują ją wielokrotnie.
Pierwszy raz wtedy, gdy otrzymują informację o wydarzeniu. Drugi raz, gdy wpisują je do kalendarza. Trzeci raz, gdy organizują swój czas. Czwarty raz w dniu wydarzenia, kiedy za oknem pada deszcz, a oni zastanawiają się, czy na pewno warto wyjść z domu.
Dlatego skuteczne zapraszanie gości nie polega wyłącznie na wysłaniu eleganckiego zaproszenia.
To proces.
W większości wydarzeń firmowych za zapraszanie gości odpowiada klient. To naturalne. To klient zna swoich partnerów biznesowych, pracowników, kontrahentów czy przyjaciół marki.
Rolą agencji eventowej jest natomiast wsparcie merytoryczne i podpowiedzenie rozwiązań, które pomagają osiągnąć wysoką frekwencję oraz sprawiają, że goście czują się zaopiekowani od pierwszej informacji aż do momentu powrotu do domu.
Poniżej przedstawiamy osiem zasad, które od lat rekomendujemy naszym klientom podczas organizacji jubileuszy firmowych i wydarzeń korporacyjnych.
JAK NAPISAĆ ZAPROSZENIE NA EVENT?
Największym błędem jest przekonanie, że goście podejmują decyzje spontanicznie.
Najważniejsze jubileusze planowane są często wiele miesięcy wcześniej. Dlatego pierwszym krokiem powinno być wysłanie komunikatu Save the Date, czyli informacji o terminie wydarzenia.
To rozwiązanie od lat stosowane jest zarówno przez największe firmy, jak i organizatorów wydarzeń dyplomatycznych czy rodzin królewskich.
Save the Date nie zawiera wszystkich szczegółów.
Jego zadaniem jest jedno: zarezerwować miejsce w kalendarzu.
Czy papierowe zaproszenia mają dziś jeszcze sens?
Zdecydowanie tak.
Nie bez powodu rodziny królewskie, ambasady i organizatorzy najważniejszych uroczystości państwowych nadal korzystają z tradycyjnych zaproszeń drukowanych.
Papierowe zaproszenie jest symbolem szacunku, prestiżu i czasu poświęconego gościowi.
Z drugiej strony nowoczesne platformy eventowe oraz aplikacje oferują ogromną wygodę:
- szybkie potwierdzanie obecności,
- aktualizacje programu,
- komunikację z uczestnikami,
- możliwość wysyłania przypomnień.
Nie ma jednej dobrej odpowiedzi.
Forma zaproszenia powinna wynikać przede wszystkim z tego, jak firma chce być postrzegana.
Im prostszy proces RSVP, tym większa szansa na uzyskanie odpowiedzi.
Goście nie lubią skomplikowanych formularzy i wieloetapowej rejestracji.
Najlepiej sprawdzają się rozwiązania, które pozwalają potwierdzić obecność w ciągu kilkunastu sekund.
Warto już na tym etapie zbierać również dodatkowe informacje:
- preferencje żywieniowe,
- alergie,
- potrzeby transportowe,
- informacje dotyczące noclegu.
To znacznie ułatwia późniejszą organizację wydarzenia.
To jeden z najczęstszych błędów.
Wielokrotnie spotykaliśmy się z sytuacją, w której goście potwierdzali obecność nawet dwa lub trzy miesiące przed wydarzeniem.
A później nie otrzymywali już żadnych informacji.
Po kilku tygodniach część z nich zmieniała plany, zapominała o wydarzeniu lub zakładała, że szczegóły zostaną przesłane później.
W efekcie w dniu eventu pojawiało się znacznie mniej osób, niż wynikało z listy RSVP.
Potwierdzenie obecności to nie koniec komunikacji.
To jej początek.
Najlepsze wydarzenia mają jedną wspólną cechę.
Goście od pierwszego kontaktu czują się zaopiekowani.
Dlatego warto przygotować komunikację zawierającą:
- informacje o miejscu wydarzenia,
- parkingach,
- hotelach,
- dress codzie,
- menu,
- atrakcjach,
- godzinach rozpoczęcia.
Takie działania nie tylko zwiększają frekwencję.
Budują również pozytywne doświadczenie uczestnika jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia.
To moment, w którym większość osób zaczyna porządkować swój kalendarz.
Dwa tygodnie przed jubileuszem lub galą warto wysłać:
- harmonogram wydarzenia,
- najważniejsze informacje organizacyjne,
- mapę dojazdu,
- dane kontaktowe do organizatora.
To prosty krok, który znacząco zmniejsza ryzyko nieobecności.
W naszej praktyce jest to jeden z najważniejszych momentów komunikacji.
Tydzień przed wydarzeniem goście często mają już bardzo napięte kalendarze.
Krótka wiadomość przypominająca o wydarzeniu pozwala odświeżyć informację i upewnić się, że wszystko jest jasne.
To również dobry moment na przekazanie ostatnich szczegółów organizacyjnych.
To rozwiązanie, które szczególnie dobrze sprawdza się podczas jubileuszy, konferencji i wydarzeń plenerowych.
Krótki SMS może zawierać:
- przypomnienie o godzinie rozpoczęcia,
- informacje o parkingach,
- prognozę pogody,
- numer telefonu do opiekuna gości,
- ważne komunikaty organizacyjne.
Coraz częściej wykorzystujemy również wiadomości wysyłane w trakcie wydarzenia.
Dzięki nim można szybko poinformować uczestników o zmianach programu, lokalizacji atrakcji czy innych ważnych kwestiach.
Za co odpowiada klient, a w czym może pomóc agencja eventowa?
W większości jubileuszy firmowych, gal i wydarzeń korporacyjnych lista gości pozostaje po stronie klienta. To naturalne – to klient najlepiej zna swoich partnerów biznesowych, pracowników, klientów czy przyjaciół marki.
Nie oznacza to jednak, że cały proces komunikacji musi realizować samodzielnie.
W praktyce agencja eventowa może przejąć znaczną część prac związanych z przygotowaniem i obsługą zaproszeń.
W zależności od potrzeb klienta możemy:
- opracować treść Save the Date oraz zaproszeń,
- przygotować projekt graficzny zgodny z identyfikacją wizualną wydarzenia,
- zorganizować druk zaproszeń, kopert i materiałów dodatkowych,
- przygotować personalizację zaproszeń,
- stworzyć stronę internetową wydarzenia,
- uruchomić platformę do rejestracji gości i obsługi RSVP,
- przygotować system komunikacji mailowej,
- wdrożyć wysyłkę wiadomości SMS przed wydarzeniem,
- opracować komunikaty organizacyjne dla uczestników,
- przygotować harmonogram komunikacji z gośćmi od Save the Date aż po dzień wydarzenia.
Dzięki temu klient może skupić się na relacjach z gośćmi, a kwestie organizacyjne pozostawić zespołowi odpowiedzialnemu za produkcję wydarzenia.
W przypadku jubileuszy firmowych i gal bardzo często rekomendujemy właśnie takie rozwiązanie. Pozwala ono zachować pełną kontrolę nad komunikacją, a jednocześnie znacząco odciąża organizatora.
ZORGANIZUJMY EVENT!
Od ponad 30 lat pomagamy firmom organizować jubileusze, gale, konferencje i wydarzenia specjalne. W tym czasie zrealizowaliśmy ponad 5500 eventów, w których uczestniczyło ponad 10 milionów osób.
Szczególnie bliskie są nam jubileusze firmowe. To właśnie one wymagają połączenia strategii, komunikacji, produkcji eventowej i dbałości o każdy detal – od pierwszego Save the Date aż po ostatniego gościa opuszczającego salę.
Dlatego wspieramy naszych klientów nie tylko w organizacji wydarzenia, ale również w budowaniu doświadczenia uczestników i planowaniu skutecznej komunikacji z gośćmi.
Jeżeli planują Państwo jubileusz firmy, galę jubileuszową, konferencję, event firmowy lub wydarzenie dla pracowników i partnerów biznesowych, chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem.
Bo sukces wydarzenia zaczyna się znacznie wcześniej niż w dniu eventu.
Czasem zaczyna się od jednego dobrze przygotowanego zaproszenia.
Agencja Komunikacji ŻYCIE
Organizacja jubileuszy firmowych, gal i eventów od 1995 roku.
Co mówią nasi klienci?
Przez ponad 30 lat organizacji jubileuszy, gal i wydarzeń firmowych przekonaliśmy się, że goście pamiętają nie tylko scenę, menu czy atrakcje.
Pamiętają także to, jak byli traktowani przed wydarzeniem.
Dlatego tak często w opiniach naszych klientów pojawiają się słowa o dobrej organizacji, sprawnej komunikacji i poczuciu, że nad całym procesem czuwał zespół, któremu można zaufać.
Poniżej oddajemy głos naszym klientom.
