Odpowiedź na tytułowe pytanie brzmi oczywiście – im wcześniej, tym lepiej. O czym jednak trzeba pamiętać, podejmując decyzję o terminie rozpoczęcia prac nad firmowym wydarzeniem? Poniżej prezentujemy najważniejsze czynniki, które należy wziąć pod uwagę.
Skala eventu
Ile osób chcemy gościć na naszym evencie? Czy będą wśród nich nasi pracownicy, przedstawiciele firm, z którymi współpracujemy lub goście z zagranicy? Jaki będzie charakter wydarzenia?
Odpowiedzi na powyższe pytania pozwolą nam na doprecyzowanie fundamentalnej kwestii – jakiego rodzaju event powinniśmy zrealizować. Jeśli ma być to impreza masowa, będzie to wymagać niezbędnych zgód. Jeśli wydarzenie ma mieć mniejszą skalę – wystarczy trzymanie się dobrych praktyk z zakresu bezpieczeństwa i prawidłowej logistyki.
Miejsca noclegowe
Warto ustalić, ilu osobom uczestniczącym w naszym evencie będziemy musieli zapewnić nocleg.
Ze względu na rozwój polskiej gospodarki nie ma już sytuacji, w której hotele czekają puste na klienta.
Często okazuje się, że nie da się zorganizować eventu, ponieważ nie ma wolnych miejsc noclegowych. Dlatego nie warto myśleć, że uda się zawsze zrobić wszystko na ostatni moment. Od paru lat jest to coraz trudniejsze.
Gdzie odbędzie się event?
Czy nasze wydarzenie odbędzie się w przestrzeni firmowej? A może musimy znaleźć odpowiedni obiekt, dopasowany do naszych potrzeb? Jeśli tak, jakie dokładnie ma spełniać funkcje i gdzie powinien być zlokalizowany?
Poszukiwania przestrzeni na event to minimum 2-3 tygodnie pracy. Zazwyczaj trzeba odbyć wspólne wizje lokalne, zobaczyć kilka miejsc i wybrać to najlepsze.
Decyzyjność
To kluczowe zagadnienie w kontekście organizacji eventu. Im mniej jest osób decyzyjnych, tym sprawniej i szybciej przebiega proces produkcyjny.
Jeśli w Państwa firmie kilka osób podejmuje kluczowe decyzje, należy zaplanować więcej czasu na produkcję. Dokładnie tak samo wygląda sprawa, jeśli każda decyzja musi zostać zatwierdzona przez zarząd lub właścicieli firmy. Do przewidywanego czasu prac warto dodać wtedy nawet 2 miesiące.
Stopień indywidualizacji projektu
To bardzo ważne, aby odpowiedzieć sobie na pytanie, czy chcemy skorzystać z dostępnych rozwiązań i prostych wyborów artystycznych, czy każdy element ma być dostosowany do brandingu i charakteru firmy. Przy drugim wariancie potrzebujemy znacznie więcej czasu niż przy pierwszym.
W procesie produkcji i tworzenia indywidualnych rozwiązań bierze udział ogrom ludzi i firm. Wszyscy pracują również nad innymi projektami. Należy dobrze ułożyć logistykę prac, aby udało się połączyć interesy wszystkich osób. Niezwykle ważne jest też takie ułożenie prac, by uniknąć presji czasu, utrudniającej kreatywne wywiązanie się z prac koncepcyjnych.
Najwyższy poziom wydarzenia
Każdy, kto myśli o organizacji eventu, powinien na możliwie wczesnym etapie szczerze odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki ma być poziom tego wydarzenia.
Czy chcemy np. zaskoczyć gości organizacją kolacji serwowanej w wydaniu prawie gwiazdkowym? Czy cała obsługa ma mówić w określonym języku?
Znalezienie specjalistów, którzy są w stanie wykonać najbardziej wymagające zadania, jest dziś bardzo trudne i czasochłonne. Należy o tym pamiętać, planując event.
Zaproszenia
Może się wydawać, że to prosta sprawa, ale przygotowanie dobrych zaproszeń wymaga dużej wiedzy i umiejętności. To minimum miesiąc pracy koncepcyjnej.
W naszej firmie w tym procesie uczestniczą minimum 3 osoby. Odpowiadają m.in. za ułożenie treści, projekt, ustalanie szczegółów z klientem, zamówienie kopert i ustalenie formy wysyłki. Sam druk także długo trwa – zwłaszcza, jeśli decydujemy się na niecodzienne rozwiązania.
I na koniec merytoryka, choć jest ona najważniejsza!
Naszych klientów zawsze namawiamy, aby poświęcili czas na opracowanie tego, co powiemy o firmie na evencie i jak to zrobimy. Czy będą to prezentacje, filmy, panele, przemówienia czy inne formy? Każda z nich wymaga przemyślenia i pracy osób z firmy i naszych specjalistów. Warto założyć, że powinniśmy mieć na to przynajmniej 3 miesiące.
Ile więc czasu powinniśmy mieć na organizację eventu?
Idealnie, jeśli jest to rok. Fantastycznie, jeśli mamy 9 miesięcy – wtedy też pracujemy spokojnie.
Jeśli zaczynamy pracę pół roku przed wydarzeniem, musimy już przestrzegać dużego rygoru czasowego.
Jeśli mamy 3 miesiące, z wielu pomysłów trzeba rezygnować. Wtedy opieramy się na najprostszych rozwiązaniach, które zapewnią nam sukces. Decydujemy się na wolne miejsca, dostępnych artystów. Bywa, że nie uda się spełnić wszystkich marzeń klientów.
Przygotowanie oferty trwa od 2 tygodni do miesiąca. Potem dochodzą negocjacje i dookreślanie warunków umowy. To są już 2 miesiące, a tak naprawdę nie zaczęliśmy jeszcze docelowych prac.
Im większa skala eventu, tym więcej szczegółów do załatwienia
Na ostatnim spotkaniu z klientem powiedzieliśmy, że przy produkcji jubileuszu kontaktujemy się z ponad 100 osobami, a ponad 120 osób także uczestniczy w samym wydarzeniu. Każdy telefon, mail wymaga czasu. Niezbędne są spotkania, burze mózgów.
Dobre wydarzenia potrzebują czasu – proszę o tym pamiętać, planując czas prac nad eventem!
