„Majowa Noc Zwycięzców” event charytatywny

Jakie mieliśmy wyzwanie?

Naszym wyzwaniem było zorganizowanie wyjątkowego wydarzenia, które połączyłoby w sobie intensywny networking biznesowy oraz wieczorną galę charytatywną z licytacją dla ponad 320 osób. Musieliśmy zapewnić kompleksową obsługę eventu, w tym strefę chilloutu oraz catering, aby zadowolić zarówno zawodników, jak i gości wieczornej gali. Ponadto, kluczowe było stworzenie atmosfery sprzyjającej budowaniu relacji i efektywnej zbiórce funduszy.

Pomysł kreatywny

Event charytatywny odbywał się w maju przed siedzibą firmy SMAY, a rodzina zarządzająca firmą nosi nazwisko Maj. Wiedzieliśmy, że najważniejsze to podkreślenie walorów miesiąca maj i uczynienie z niego atutu. Tak powstał pomysł na nazwę wieczoru „Majowa Noc Zwycięzców”, która miała podkreślać moc polskiej natury.

Na scenie wykorzystaliśmy motyw łąki, a w trakcie jedzenia postawiliśmy wyłącznie na sezonowe i polskie produkty, takie jak szparagi i truskawki. Dekoracje obejmowały piwonie, lewkonie i ostróżki w kolorach polskich łąk oraz mnóstwo żywej trawy, po której chodzenie dawało uczucie relaksu.

Menu było prawdziwą ucztą majowych smaków i zapachów, obejmującą truskawki, szparagi oraz świeże kwiatowe lemoniady. Inspiracji szukaliśmy w polskiej naturze, kwiatach i jedzeniu, które są dla nas niewyczerpanym źródłem kreatywności.

W jaki sposób podeszliśmy do organizacji eventu?

Podchodząc do organizacji wydarzenia, zaczęliśmy od szczegółowego planowania i koordynacji z Fundacją Rodziny Maj oraz firmą SMAY. Skoncentrowaliśmy się na kilku głównych obszarach:

1. Strefa chilloutu: Zapewniliśmy przestrzeń do relaksu dla uczestników, z komfortowymi miejscami do odpoczynku, muzyką i przekąskami.
2. Kompleksowy catering: Przygotowaliśmy menu, które zadowoliło gusta nawet najbardziej wymagających gości, uwzględniając różnorodne potrzeby dietetyczne.
3. Wieczorna gala: Zadbaliśmy o każdy detal – od postawienia namiotu, dekoracji i ustawienia stołów po organizację pokazów artystycznych z udziałem solistki Cirque du Soleil i koncertu Eweliny Lisowskiej.

Występ akrobatyki powietrznej w plenerze!

Na naszym wydarzeniu zorganizowaliśmy pokaz akrobatyki powietrznej, który był jednym z najbardziej spektakularnych punktów wieczoru. Dzięki współpracy z jednym z dostawców SMAY, mogliśmy wykorzystać dźwig do stworzenia odpowiednich warunków do występu. Nasz zespół alpinistów profesjonalnie zajął się podpięciem sprzętu, co umożliwiło występ Natalii Dylczyk.

Natalia Dylczyk, była solistka Cirque du Soleil, to artystka o nieprzeciętnych umiejętnościach i międzynarodowym doświadczeniu. Jej występy zachwycają publiczność na całym świecie, a podczas naszego wydarzenia wystąpiła wraz ze swoim partnerem Michałem Derlickim. Tworzą razem duet pełen magii i profesjonalizmu, który wprawił widzów w prawdziwy zachwyt.

Ewelina Lisowska na naszym wydarzeniu

Ewelina Lisowska to jedna z najbardziej utalentowanych i charyzmatycznych wokalistek na polskiej scenie muzycznej, a jej udział w naszym evencie dodał mu wyjątkowego blasku.

Symboliczne znaczenie utworu

Słowa piosenki „W stronę słońca” rezonowały z ideą naszego przedsięwzięcia, zachęcając wszystkich do patrzenia w przyszłość z optymizmem i wspierania tych, którzy najbardziej tego potrzebują. Jej występ był nie tylko muzycznym, ale również emocjonalnym punktem wieczoru, który poruszył serca wszystkich obecnych.

Za co byliśmy odpowiedzialni?

Byliśmy odpowiedzialni za kompleksową organizację wieczornej gali, w tym:

• Planowanie i koordynację: Zarządzanie harmonogramem, przygotowanie sceny i zaplecza technicznego.
• Dekoracje i atmosfera: Stworzenie eleganckiej i przyjaznej atmosfery, która sprzyjała zarówno rozmowom biznesowym, jak i zbiórce funduszy.
• Strefa chilloutu: Zapewnienie komfortowego miejsca do odpoczynku i relaksu dla uczestników.
• Catering: Kompleksowa obsługa cateringowa, w tym przygotowanie i serwowanie posiłków podczas całego wydarzenia.
• Licytacja charytatywna: Organizacja i koordynacja przebiegu licytacji, która była jednym z kluczowych elementów wieczoru.
• Pokaz akrobatyki powietrznej: Koordynacja występu akrobatycznego, zapewnienie sprzętu i bezpieczeństwa.
• Logistyka: Planowanie i zarządzanie wszystkimi aspektami logistycznymi, w tym transportem sprzętu i osób, a także koordynacja działań na miejscu.
• Budowa namiotu: Zapewnienie odpowiedniego namiotu, który służył jako główne miejsce wieczornej gali, wraz z montażem i demontażem.
• Zapewnienie opieki medycznej: Zorganizowanie obecności wykwalifikowanego personelu medycznego na miejscu wydarzenia, aby zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom.
• Wynajem stołów i krzeseł: Zabezpieczenie odpowiedniej liczby stołów i krzeseł oraz ich ustawienie zgodnie z planem.
• Obsługa multimediów: Kompleksowa obsługa techniczna w zakresie nagłośnienia, oświetlenia i projekcji multimedialnych, w tym realizacja licytacji online.
• Oświetlenie i nagłośnienie: Profesjonalne oświetlenie i nagłośnienie całego wydarzenia, aby zapewnić doskonałe warunki zarówno podczas wystąpień, jak i występów artystycznych.
• Kontakt z występującymi gwiazdami: Koordynacja wszystkich kwestii związanych z udziałem zaproszonych artystów, w tym Natalii Dylczyk i Michała Derlickiego, oraz zapewnienie im odpowiednich warunków do występów.
• Współpraca ze SMAY przy licytacji: Ścisła współpraca z firmą SMAY w organizacji licytacji, w tym koordynacja przebiegu aukcji i promocja unikatowych przedmiotów do wylicytowania.

Jaki osiągnęliśmy rezultat?

Efekt naszej pracy przeszedł wszelkie oczekiwania. Udało się nam stworzyć niezapomniane wydarzenie, które nie tylko integrowało uczestników, ale przede wszystkim skutecznie wspierało cele charytatywne. Zebraliśmy ponad 2 250 000 złotych na rzecz podopiecznych Fundacji Rodziny Maj, a zbiórka wciąż trwa. Wydarzenie było pełne emocji, radości i pozytywnej energii, co potwierdzają liczne opinie uczestników.

Opinia naszego klienta Pani Marzeny Maj: Dziękuję całemu zespołowi @agencjakomunikacjizycie za niesamowity czas, pracę i cudowną realizację ale także za Wasze ogromne wsparcie ♥️ Przed nami kolejne projekty i pomysły! Zapnijcie pasy 🫡💪