Organizacja imprezy piknikowej wiąże się z szeregiem ryzyk. Doświadczone agencje eventowe znają je i dzięki temu potrafią zorganizować wydarzenia w taki sposób, aby możliwość ich wystąpienia ograniczyć do minimum. O czym więc pamiętać?
1. Kolejki
Nikt nie lubi stać w kolejkach. Te z kolei mogą powstać w punktach recepcyjnych, przy strefie cateringowej, w strefach zabaw i atrakcji oraz w strefie higieniczno-sanitarnej. Aby nie doprowadzać do nich należy przede wszystkich właściwie dostosować liczbę poszczególnych stanowisk i obsługującego je personelu do liczby uczestników wydarzenia.
Rejestracja uczestnika nie może trwać zbyt długo, dlatego personel musi być wyposażony w komputery i program, który umożliwia szybkie znalezienie nazwiska danej osoby na liście lub sczytanie kodu kreskowego z identyfikatora. Warto również zadbać o zadaszenie punktu recepcyjnego na wypadek deszczu. Może to być namiot, przy czym tutaj pewnym wyzwaniem stają się aktualne warunki atmosferyczne, o czym piszemy dalej.
Dobrym rozwiązaniem jest również podzielenie punktów alfabetycznie. Dzięki temu do jednego stanowiska przypisana zostaje mniejsza grupa osób. Jeśli przy rejestracji uczestnicy otrzymują identyfikatory, znacząco ułatwia to wyszukiwanie odpowiedniej plakietki dla danego gościa. Zatem przy 500 uczestnikach możemy założyć 5 stanowisk (A-F, G-K itd).
Kolejki do cateringu można ograniczyć poprzez zaprojektowanie stanowisk w taki sposób, aby wydawanie posiłków odbywało się szybciej. W zależności od wielkości pikniku na terenie wydarzenia buduje się więcej niż jedną strefę cateringową. Osobną strefę cateringową tworzy się dla dzieci. Lokuje się ją blisko strefy zabaw. Co więcej, wydawanie napojów może się odbywać z innego miejsca niż wydawanie posiłków. Dzięki temu w jednym miejscu nie będą się tworzyć skupiska ludzi.
Tłok w strefie zabaw i atrakcji można ograniczyć nie tylko poprzez zapewnienie odpowiedniej liczby stanowisk, zabawek, struktur dmuchanych, personelu itd., ale również dzięki właściwemu zaprojektowaniu całodziennego programu aktywności np. przy głównej scenie. Jeśli co jakiś czas (np. co pół godziny) prowadzący będzie zapraszał uczestników pikniku do udziału w konkursach i zabawach, liczba chętnych do korzystania z atrakcji w konkretnych strefach będzie maleć. Co więcej, jeśli w tych strefach jakieś aktywności będą się odbywać cyklicznie co pół godziny przez cały okres trwania pikniku, da to uczestnikom poczucie większego luzu. Rezygnacja ze stania w kolejce do jednej atrakcji na rzecz udziału w innej nie stanie się jednoznaczna ze straconą szansą. Do tamtej atrakcji będzie można bowiem powrócić później.
Rozładowaniu kolejek w strefie higieniczno-sanitarnej służy między innymi instalacja zewnętrznych zlewów, w których można umyć ręce (nie trzeba wtedy stać w kolejce do kabiny), a także punktów dla rodziców z małymi dziećmi, w których można np. przebrać malucha.
Zbyt mała liczba stanowisk spowoduje kolejki, zaś zbyt duża będzie przeszkodą w stworzeniu atmosfery pikniku (uczestnicy po prostu „zgubią” się w terenie).
2. Brak orientacji/zagubienie uczestników na terenie pikniku
Teren pikniku musi być bardzo dobrze oznakowany. W tym celu można stworzyć znaki pionowe i poziome. Jeśli wydarzenie odbywa się na terenie, na którym jest położona kostka brukowa lub asfalt, to na takiej powierzchni można nakleić specjalne naklejki. Jeszcze przed wydarzeniem należy zaprojektować mapy całego terenu z oznaczeniem wszystkich stref (parking, catering, zabawy, sanitariaty, recepcja, ciągi komunikacyjne, scena, drogi ewakuacyjne itd.). Taką mapkę można przekazać uczestnikom wydarzenia na kilka dni przed jego rozpoczęciem. Mapa terenu w powiększonej skali powinna być też dostępna na miejscu, w różnych punktach wydarzenia, np. na specjalnych totemach. Taki totem może być też wykorzystany jako punkt orientacyjny z liczbą czy literą określającą daną strefę.
Koniecznie trzeba też zadbać o odpowiednią odprawę personelu, który pracuje przy realizacji wydarzenia. Doskonale zorientowani w terenie powinni być nie tylko pracownicy punktu recepcyjnego, ale także pozostały personel. Dzięki temu uczestnik pikniku, który zapyta o to, jak trafić do danego miejsca, szybko uzyska informację zwrotną.
Jeżeli piknik odbywa się w miejscu, którego zdecydowana większość uczestników nie zna, należy przekazać im jak najdokładniejsze informacje nt. dróg dojazdowych. Można to zrobić w formie specjalnie zaprojektowanej mapki, a także przez podanie dokładnych współrzędnych geograficznych. Warto też zadbać o umieszczenie znaków wskazujących drogę dojazdu już w samym sąsiedztwie miejsca, w którym odbywa się wydarzenia. Takie znaki powinny być zaprojektowane w zgodzie z brandingiem wydarzenia.
3. Brak miejsc parkingowych
Jeżeli liczba miejsc parkingowych jest ograniczona, należy przekazać taką informację uczestnikom i poprosić ich o wcześniejsze zgłoszenie chęci przyjazdu samochodem. Kolejność zgłoszeń może w takiej sytuacji zdecydować o tym, komu organizator będzie w stanie zapewnić miejsce. W takiej sytuacji należy przed wydarzeniem przekazać uczestnikom bilety wjazdowe na parking lub poinformować ich, że parkowanie będzie możliwe wyłącznie dla tych samochodów, których tablice rejestracyjne będą widnieć w rejestrze, którym będzie dysponować osoba odpowiedzialna za porządek w strefie parkingowej.
Jeśli na miejscu pojawi się więcej samochodów niż jest miejsc parkingowych, może to doprowadzić do powstania poważnych utrudnień na drogach dojazdowych. To sytuacja, na którą ze względu na bezpieczeństwo uczestników nie można sobie pozwolić. Drogi dojazdowe muszą pozostać drożne nie tylko ze względu na komfort uczestników pikniku, ale przede wszystkich ich bezpieczeństwo: na wypadek ewakuacji czy w razie konieczności przyjazdu służb ratunkowych.
Kolejnym rozwiązaniem jest zapewnienie uczestnikom wspólnego transportu np. z siedziby ich firmy. Można w tym celu wykorzystać autokary lub autobusy miejskie dedykowane do tego celu i ustalić stałe godzin przyjazdu oraz odjazdu. To sprawia że część uczestników rezygnuje z własnego transportu.
4. Nagła zmiana warunków atmosferycznych
Organizatorzy pikniku muszą dysponować planem awaryjnym na wypadek szybkiej zmiany pogody. Niestety, nagłe opady deszczu mogą przydarzyć się nawet w najbardziej słoneczny dzień. Idealne rozwiązanie przewiduje organizację pikniku w takim miejscu, w którym istnieje możliwość niemal natychmiastowego przeniesienia jak największej części wydarzenia do budynku, pod dach.
Rozwiązaniem pośrednim jest budowa namiotów na terenie pikniku, pod którymi uczestnicy będą mogli schronić się czy to przed słońcem, czy w przypadku zmiany pogody — przed deszczem. Warto pamiętać, aby namiotu posiadały również podłogi. Dają gwarancję stabilności i bezpieczeństwa. Przede wszystkim jednak pozwalają uczestnikom uniknąć ryzyka stania w kałużach. Możliwość schronienia się pod namiotem zwiększa szanse na to, że uczestnicy zdecydują się przeczekać chwilowe opady i nie zrezygnują z dalszego udziału w wydarzeniu.
Są sytuacje, w których organizatorzy będą zmuszeni podjąć decyzję o odcięciu zasilania, szybkiej dekonstrukcji elementów scenografii (np. opuszczeniu dachu sceny), przerwaniu wydarzenia i ewakuacji uczestników. Gwałtowana zmiana pogody, której towarzyszą potężne porywy wiatru, a nawet trąby powietrzne to zjawiska, które w ostatnich latach w Polsce występują coraz częściej, stąd i opisywane w tym miejscu ryzyko trzeba uznać za prawdopodobne. Ostateczna decyzja należy do koordynatora wydarzenia, który działa w porozumieniu z koordynatorem zaplecza technicznego. To osoby z dużym doświadczeniem, które są w stanie właściwie ocenić ryzyko. Klient, który wynajmuje agencję eventową do organizacji wydarzenia musi im ufać i nie może podejmować prób wpływu na zmianę ich decyzji, która zawsze jest podyktowana dobrem i bezpieczeństwem uczestników eventu.
5. Kategoryzowanie gości
Piknik firmowy to wydarzenie, które ma na celu integrację uczestników. Wydzielanie specjalnej strefy dla „vipów” (np. zarządu firmy) nie tylko stoi w sprzeczności z jego ideą, ale może przynieść zupełnie odwrotne efekty. Inaczej jest w przypadku wydarzeń, na które goście kupują bilety, wyceniane różnie, w zależności od pakietu i np. oddalenia wykupionej miejscówki od sceny. Na firmowych piknikach w żadnym wypadku nie powinno się jednak kategoryzować gości.
Można za to zbudować namiot VIP jako jedną ze stref pikniku. Może być wyposażony w wygodne meble ogrodowe, kwiaty doniczkowe, zwiewne zasłony, koktajl bar. Dostęp do takiego namiotu powinien mieć każdy uczestnik eventu. Wizyta w takim miejscu w tym sensie staje się jednym z doświadczeń, które organizatorzy zaprojektowali dla wszystkich uczestników, a nie przywilejem wybranych.
6. Brak posiłków
Sytuacja, w której na pikniku brakuje jedzenia na godzinę lub dwie przed zakończeniem ma zdecydowanie negatywny wpływ na wizerunek organizatora. Świeże powietrze, aktywność fizyczna, serwowanie alkoholu, smaczne menu na ogół sprawiają, że apetyty rosną, dlatego nie można zaniżyć ilości jedzenia przewidzianej na jednego uczestnika wydarzenia.
Ogólnie przyjęta wartość wynosi pomiędzy 1000g a 1500g. To oczywiście zależy też od tego jak długo ma trwać piknik oraz jakiego typu jedzenie będzie serwowane. Dobra firma jest zawsze przygotowana na nagłe zwiększenie założonych wcześniej limitów jedzenia oraz napojów, ale oczywiście wszystko ma swoje granice.
7. Wypadki spowodowane spożyciem nadmiernej ilości alkoholu
Pikniki firmowe to wydarzenia zaprojektowane dla całych rodzin. Alkohol nie powinien więc odgrywać znaczącej roli w menu. Jeśli organizatorzy w ogóle decydują się na obecność alkoholu, to powinny to być wyłącznie napoje niskoprocentowe, takie jak piwo lub cydr. Dodatkowo, warto z góry przewidzieć określoną ilość alkoholu na jedną osobę dorosłą, np. dwie porcje. W takiej sytuacji bary wydają napoje alkoholowe jedynie na podstawie bloczków (bez możliwości kupienia dodatkowej porcji).
W przypadku imprez masowych co do zasady serwuje się wyłącznie niskoprocentowe alkohole. Rodzi to kolejne ryzyko. Zdarza się bowiem, że uczestnicy próbują przemycić mocny alkohol. Przeszukiwanie uczestników przed wejściem na teren wydarzenia jest czasochłonne i rodzi dla wszystkich pewien dyskomfort. Z tego powodu bardzo ważna staje się komunikacja organizatora (klienta) ze swoim pracownikiem/gościem, któremu należy przekazać bezwzględnie obowiązujące zasady zachowania na pikniku.
8. Ryzyko zatrucia pokarmowego
Przygotowywanie jedzenia w warunkach pikniku niesie szereg ryzyk. Profesjonalne firmy cateringowe wiedzą, jak ich unikać. Mają nie tylko odpowiednią wiedzę, ale również dysponują specjalistycznym sprzętem, który nawet w warunkach polowych pozwala na właściwe przechowywanie jedzenia. Organizując piknik należy postawić na współpracę z doświadczonym i profesjonalnym podwykonawcą.
9. Zabawki, zabawy i aktywności zagrażające zdrowiu i życiu
Organizator powinien mieć pewność, że zabawki i sprzęty wykorzystywane do zabaw i aktywności posiadają odpowiednie atesty i nie stanowią zagrożenia dla osób, które z nich korzystają. Farby, których używa się do malowania twarzy (to popularna atrakcja dla najmłodszych) powinny być przebadane dermatologicznie, a pędzle – jednorazowe lub dezynfekowane po każdorazowym użyciu.
Osoby będące pod wpływem alkoholu nie powinny mieć możliwości udziału w zabawach. Jeśli organizatorzy przewidują podawanie napojów alkoholowych na wydarzeniu, to dla bezpieczeństwa uczestników powinni zrezygnować z projektowania aktywności wiążących się z podwyższonym ryzykiem kontuzji czy wypadków, takich jak np. zjazdy linowe czy karuzele.
10. Brak prądu/słaba moc
Organizatorzy muszą się upewnić, że na terenie, na którym ma się odbyć wydarzenie, jest punkt lub punkty poboru energii elektrycznej o odpowiedniej mocy. Takiej, która gwarantuje zabezpieczenie prądowe wszystkich elementów wymagających zasilania: cateringu, sceny, struktur dmuchanych itd.
Brak takich punktów nie stanowi problemu, ponieważ w takiej sytuacji wykorzystuje się agregaty prądotwórcze. Agregat prądotwórczy ma kilka gniazd, do których podłącza się kolejne linie zasilania. Osobne linie zasilania z osobnymi zabezpieczeniami powinny być zapewnione dla dźwięku, oświetlenia, ekranów ledowych, światła, cateringu itd. Co ważne, w przypadku agregatów ze względów bezpieczeństwa, pojedynczy punkt obciąża się najwyżej w 70-80% jego rzeczywistej mocy.
Trzeba przy tym pamiętać, że w przypadku korzystania z długich kabli może dojść do zbytniego spadku mocy. Projektując wydarzenie należy więc wziąć pod uwagę nie tylko moc konkretnego agregatu prądotwórczego, ale także wielkość terenu, na którym odbywa się piknik i długość kabli, które będzie się wykorzystywać. Może to wpłynąć na konieczność wykorzystania większej liczby mobilnych generatorów prądu.
11. Ewakuacja
Organizatorzy każdego wydarzenia muszą być przygotowani na przeprowadzenie nagłej ewakuacji wszystkich uczestników. W tym celu jeszcze na etapie produkcji wydarzenia należy zaplanować trasy i wyjścia ewakuacyjne oraz punkt zbiórki. Informacje na ten temat należy zamieścić na mapkach — zarówno tych, które otrzymają uczestnicy przed czy w dniu wydarzeniach, jak i tych, które zostaną wyeksponowane na terenie pikniku. Informacje na temat wyjść i porządku ewakuacji powinien także przekazywać prowadzący ze sceny (na początku wydarzenia i przypomnieć o nich w jego trakcie).
12. Wtargnięcie osób trzecich na teren pikniku
Teren, na którym odbywa się wydarzenie powinien być zabezpieczony w taki sposób, aby uniemożliwić wtargnięcie osób trzecich. W przypadku terenów otwartych rozstawia się w tym celu specjalne płotki budowlane (nierzadko też pokrywa się je brandowaną okładziną). Jeżeli piknik odbywa się nad jeziorem, to zbiornik wodny powinien również zostać skutecznie ogrodzony, aby któryś z uczestników w sposób przypadkowy nie wpadł do wody i nie utonął. W tym celu używa się stalowych barierek (tzw. barierki ogrodzeniowe, przęsła ogrodzeń tymczasowych). Nierzadko zabezpiecza się również przestrzeń przy samej scenie (używa się do tego tzw. płotków policyjnych).
Dodatkowe zabezpieczenie stanowi zatrudnienie ochrony. Za dobry standard przyjmuje się następujący przelicznik: 10 pracownik ochrony na 200 uczestników wydarzenia. W przypadku wydarzeń masowych liczbę pracowników ochrony szczegółowo regulują przepisy prawa.
13. Konieczność udzielenia szybkiej pomocy medycznej
Gama wydarzeń skutkujących koniecznością udzielenia szybkiej pomocy medycznej podczas imprezy piknikowej w terenie otwartym jest szeroka. To dlatego standardem na wydarzeniach tego typu powinna być organizacja punktu pomocy medycznej oraz zatrudnienie ratowników medycznych oraz zabezpieczenie karetek na miejscu (dwóch, dzięki czemu w sytuacji, w której jedna odjedzie do szpitala, druga pozostaje wciąż na terenie wydarzenia). O lokalizacji punktu pierwszej pomocy uczestnicy powinni być informowani ze sceny przez prowadzącego. Taki punkt powinien też być widocznie oznaczony na mapkach.
14. Pandemia
Organizacja pikniku w trakcie trwania pandemii (np. koronawiursa) wymaga zachowania dodatkowych środków ostrożności, m.in. zapewnienia uczestnikom płynów dezynfekcyjnych czy częstszego dezynfekowania powierzchni stołów, zabawek czy innych sprzętów. Doświadczone agencje eventowe, takie jak nasza, mają już specjalnie opracowane procedury na taki wypadek.
15. Zniszczenie terenu
Organizacja pikniku np. na terenie parku miejskiego wymaga dodatkowych zabiegów w celu zabezpieczenia terenu przed zniszczeniem. Organizatorzy muszą w takiej sytuacji zadbać o wygrodzenie ciągów komunikacyjnych i odgrodzenie takich terenów, jak trawniki, rabatki, skalniaki itp. od zdeptania.
Czasem warto zadbać też o zabezpieczenie podłoża (murawy) zarówno na czas pikniku, jak i montażu/demontażu. Dodatkowo w czasie opadów deszczu czy kiedy teren staje się już mocno podmokły jest to dużo bardziej komfortowe dla uczestników pikniku.
16. Brak ubezpieczenia
Agencja eventowa, która organizuje wydarzenia musi posiadać aktualne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (polisa OC). Podobnym zabezpieczenim powinni wykazać się kluczowi podwykonawcy agencji, dostarczający sprzęt techniczny, catering, struktury dmuchane itd.
17. Podwykonawcy jako źródło ryzyka
Osobne ryzyka generują niedoświadczeni podwykonawcy. Z tego powodu firma, która wynajmuje agencję eventową do współpracy powinna przede wszystkim polegać na jej doświadczeniu i jej sprawdzonych podwykonawcach. W naszej agencji nie bierzemy odpowiedzialności za dostawców usług wskazanych przez klienta, z którymi do tej pory nie współpracowaliśmy.
18. Bylejakość
Wciąż niestety panuje przekonanie, że piknik organizowany w okolicznościach natury można zorganizować jak najtaniej, a więc w efekcie „byle jak”. Skutkuje to nie tylko bardzo wątpliwą jakością estetyczną wydarzenia, powodującą rozczarowanie uczestników, ale nierzadko niesie z sobą wiele ryzyk natury technicznej (słabej jakości sprzęt) czy sanitarnej (ryzyko zatrucia). Jeśli więc decydujemy się na organizację pikniku to nie powinno to być podyktowane wyłącznie chęcią oszczędności. Powinien to być wynik świadomego wyboru właśnie takiej formy spotkania i integracji pracowników firmy.
