Polska profesjonalna branża eventowa zaczęła kształtować się na początku lat. 90. Punktem odniesienia w organizacji wydarzeń — niestety również tych biznesowych — były przede wszystkim wesela, biesiady i festyny. Event miał się opierać na swojskiej zabawie: przaśnej, dosadnej, bezceremonialnej, nie raz podszytej ordynarną erotyką. Mamy 2024 rok. Polskie eventy zdążyły już dojrzeć, a mimo tego nadal powiela się schematy, które już dawno powinny być traktowane jako wyraz anachronizmu. Naszym zdaniem z profesjonalizmem nie mają nic wspólnego… To powód, dla którego piszemy o trendach w organizacji eventów, które muszą zniknąć.
TREND 1. Ilość zamiast jakości
Organizatorzy eventów wciąż wychodzą z założenia, że im więcej atrakcji znajdzie się w programie, tym lepiej. Grunt w tym, żeby było na bogato! W takiej sytuacji najczęściej nie bierze się pod uwagę ani jakości, ani nie dba się o zgodność tematyczną sprowadzonych na wydarzenie atrakcji. I tak na evencie pojawia się magik, fotobudka, … Pal licho, jeśli są to jeszcze jakieś kąciki zaaranżowane w różnych miejscach sali, w której odbywa się spotkanie. O wiele gorzej, jeśli wszystkie te atrakcje próbuje się upchać na scenie i, co więcej, każe się konferansjerowi skrupulatnie je zapowiadać i zwoływać pod scenę wszystkich gości. W efekcie pojawia się coś, co na kresach nazywało się…
TREND 2. Prynuka, czyli „grzeczne” przymuszanie gościa
Ten kresowy regionalizm oznacza natarczywe zachęcanie gości do picia i jedzenia. Na współczesnym evencie raczej się nie zdarza, żeby prezes albo dyrektorka podchodzili do czyjegoś stolika z zachętą, żeby zjeść sałatki, „bo dobra”. Taką współczesną „prynuką” jest za to przeładowany program. Jeśli na scenie przez cały czas coś się dzieje, konferansjer zapowiada jeden punkt po drugim, i tak od 19 do 24, to gość w efekcie nie ma ani chwili dla siebie. Event tymczasem — a szczególnie wydarzenia biznesowe — służą przede wszystkim spotkaniom, rozmowom, nawiązywaniu kontaktów.
Uważamy, że powinniśmy raz na zawsze skończyć z jakimikolwiek formami zmuszania gości do aktywnego udziału w zabawach. W trzeciej dekadzie XXI wieku powinno to być oczywistością, ale nie jest. Wciąż zdarzają się organizatorzy, którzy wpadają na pomysł, aby gości wyciągać za rękę zza stolików i angażować do udziału w szkółce tanecznej. Nie. Po prostu nie. Zabawa powinna być wyborem, a nie przymusem. Nie ma też konieczności, aby wydarzenie, szczególnie biznesowe, musiało mieć część zabawową rozumianą jako tańce.
TREND 3. Fordanserki
Nie raz to właśnie na panie i panów, fordanserki i fordanserów, zrzuca się – ten w gruncie rzeczy przykry – obowiązek angażowania gości do czynnej zabawy na parkiecie. Tak, jakby jedyną miarą udanego wydarzenia była liczba osób, które zdecydowały się zatańczyć… Fordanserkom angażuje się do jeszcze jednego zadania: rozkręcenia eventu, na którym dominującą grupą są panowie. To z kolei stanowi zarówno wyraz pewnego groźnego trendu i jednocześnie nierzadko prowadzi do nieprzyjemnych konsekwencji. Wspomniany problem i konsekwencja to:
TREND 4. Seksualizacja artystów i pracowników obsługi eventu
Zdarza się — niestety wciąż zbyt często — że o dobrze programu artystycznego świadczy atrakcyjność fizyczna artystów. Chcemy powiedzieć jasno: jesteśmy dalecy od mieszczańskiej pruderii i nie pąsowiejemy na widok pary w płomiennym tangu. Pewne napięcie erotyczne w końcu od zawsze towarzyszy występom wokalnym czy tanecznym. Widzimy jednak różnicę pomiędzy swobodą wyrazu artystycznego a decyzją o angażowaniu tancerek latino w skąpych bikini na evencie dla zdominowanej przez mężczyzn branży budowlanej. Tu trzeba postawić sobie pytanie: czy wybieramy tę daną atrakcję dlatego, że większość panów jest miłośnikami brazylijskiej samby, czy dlatego, że zadziałamy na ich zmysły widokiem skąpo ubranych kobiet?
W naszej agencji od wielu lat dbamy o to, aby ewentualne występy osób, których stroje sceniczne są bardzo skąpe, kończyły się niezbyt późno. W przeszłości wielokrotnie zdarzało się, że widzowie — szczególnie po paru wizytach w barze — mylili aktora z bohaterem, którego odgrywa i gotowi byli uwierzyć, że rytmiczne ruchy biodrami czy klatką piersiową skierowane w ich kierunku były czymś więcej niż po prostu jednym z wielu kroków tanecznych…
Kluczy do wyboru atrakcji jest tymczasem naprawdę dużo. Kiedy przygotowujemy wydarzenia jubileuszowe dla naszych klientów, szukamy inspiracji w historiach ich firm i w ten sposób tworzymy program artystyczny. Dzięki temu część oficjalna staje się swego rodzaju spektaklem, który niesie konkretne przesłanie dla odbiorców. Z doświadczenia — nie z przypuszczeń! — wiemy, że goście to doceniają i robi to na nich ogromne wrażenie.
TREND 5. Stawianie gości w niekomfortowej sytuacji
Jedni goście czują dyskomfort, jeśli przymusza się ich do zabawy (pisaliśmy już o tym w akapicie o fordanserkach), drudzy — odczuwają go dopiero po evencie, kiedy w ich ręce trafiają zdjęcia i filmy oraz docierają opowieści o tym, jak „dobrze” się bawili. Cóż, grono dorosłych to nie przedszkole, do którego potrzeba zatrudnić opiekunów… Nie zmienia to faktu, że wiele osób najpierw działa, a dopiero potem myśli o konsekwencjach. Wierzymy, że dobrzy organizatorzy wydarzeń pomagają swoim gościom unikać chociaż części nieprzyjemnych skutków zbyt ochoczego zaangażowania do zabawy. Da się to zrobić na przykład poprzez rezygnację z atrakcji, w których udział może narazić gości na straty wizerunkowe oraz rezygnację z rejestracji wydarzenia przez fotografa lub operatora po jakiejś określonej godzinie (np. pół godziny po zakończeniu kolacji lub części oficjalnej). Jeszcze jednym przykładem wystawiania reputacji gości na szwank jest niedostosowanie jedzenia do rodzaju wydarzenia. – Organizator musi pamiętać, aby na przyjęciu na stojąco nie serwować dań, które wymagają krojenia nożem i widelcem. Zawsze znajdzie się ktoś, kto nałoży sobie na talerz taką potrawę, a następnie z braku stołu usiądzie np. na schodach, położy talerz na kolanach i z uporem godnym lepszej sprawy będzie piłował żeberka albo kotleta. Widziałem coś takiego już nie raz. Po co więc narażać gości na takie gafy, jeśli od początku można zaplanować dania do zjedzenia samym widelcem? – podsumowuje Wojciech S. Wocław, partner zarządzający w naszej agencji i autor książek nt. savoir-vivre’u i etykiety w biznesie.
TREND 6. Tandeta
Każdy temat da się zrobić tandetnie lub dobrze, niezależnie od tego czy będzie to event w stylu lat dwudziestych, nocy Oscarowej czy Jamesa Bonda. Trendem, który musi zniknąć jest realizacja tych eventów byle jak. Zdecydowanie lepiej zrobić event bez tematu, niż sięgać po starą, zużytą scenografię i plastykowe tanie gadżety.
Imprezy w stylu PRL, w czasie których serwuje się zimne nóżki i wódkę w literatkach uważamy za tandetne i pozbawione smaku. Gadżety w stylu czapek uszatek z czerwoną gwiazdą albo przejażdżki po mieście milicyjna nyską uważamy za coś tak samo nie na miejscu jak przebranie się na bal karnawałowy w mundur Wehrmachtu z opaską ze swastyką na ramieniu. Pokazywanie okresu PRL przez pryzmat rekwizytów symbolizujących władzę totalitarną, sowiecką Rosję, braki zaopatrzenia czy zjawisko masowego alkoholizmu w naszej opinii powinno być wykluczone.
Nie uważamy jednocześnie, że powinniśmy się odciąć od tego okresu naszej historii. Możemy do niego wracać, ale pokazując to wszystko, co świadczyło o polskim oporze wobec siłą narzuconej władzy, o rodzimej fantazji, inteligencji, zaradności. Zostaliśmy kiedyś poproszeni przez jednego z naszych klientów o zorganizowanie wydarzenia w stylu PRL. Zgodziliśmy się. Głównym elementem scenografii był miś ze znanego wszystkim filmu pod tym samym tytułem. Głównym punktem programu — występ kabaretowy Stanisława Tyma oraz opowieść Ewy Kasprzyk o kulisach powstania filmu „Kogel-mogel”. W menu zaproponowaliśmy…
Powiedzmy w tym miejscu o czymś jeszcze. Należy unikać zbyt dużych dysproporcji w eventach dla pracowników i klientów. Co mamy na myśli? Piknik dla pracowników z dwoma piwami i kiełbaską na osobę versus bankiet dla klientów z kilkudaniową kolacją, winem i open barem. Jako agencja zachecamy naszych klientów, aby dawali swoim pracownikom możliwość doświadczenia czegoś wyjątkowego. Czegoś, czego wielu z nich być może nie będzie miało możliwości doświadczyć w swoim codziennym życiu. Od innych agencji różnimy się tym, że nie boimy się takich rozwiązań. Mamy zbyt wiele dowodów na to, że to dobry kierunek.
TREND 7. Traktowanie eventu biznesowego jak biesiady
Od lat powtarzamy naszym klientom, że event biznesowy to działanie z dziedziny komunikacji, a nie tylko rozrywki. Rozrywka na eventach biznesowych nie jest celem samym w sobie, lecz jedynie elementem towarzyszącym. Podobnie treścią kolacji w gronie przyjaciół czy znajomych nie jest serwowany kawałek mięsa czy kieliszek wina, tylko wspólnie spędzany czas.
W evencie biznesowym musi chodzić o coś więcej: o budowę, wsparcie i utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy, o tworzenie i podtrzymywanie wartościowych relacji z partnerami biznesowymi i klientami, o dobrą, wyważoną i nowoczesną komunikację.
TREND 8. Nastawianie się na upijanie
Jak zniwelować ten trend, jeśli nie mamy wpływu na apetyty naszych gości? Sposobów jest kilka. Jeden z nich zakłada organizację eventu, który co do zasady zakłada mniejsze spożycie alkoholi. Dwugodzinny koktajl w przeciwieństwie do odbywającego się przez pół nocy bankietu stwarza tu pewne pożyteczne ograniczenia. Inne rozwiązania? Zaproponowanie gościom wyłącznie lekkich alkoholi albo — to częsty przypadek pikników firmowych — przewidzenie na jednego gościa określonej porcji alkoholu.
Tu jeszcze kilka zdań komentarza. Jesteśmy fanami dobrego jedzenia i dobrych napojów. Nie raz proponowaliśmy naszym klientom, dla których produkowaliśmy eventy biznesowe np. organizację stanowisk degustacji różnych alkoholi. Na tych wydarzeniach, na których udawało nam się ten pomysł zrealizować, osiągaliśmy znakomite rezultaty. Zapraszaliśmy bowiem gości do degustacji niewielkich porcji alkoholi i do rozmowy o nich. (Dodajmy w tym miejscu, że taka degustacja nigdy nie stanowiła głównego punktu programu, prowadzonego ze sceny. Była zaaranżowana jako kącik, do którego podchodzili zainteresowani). Wzbudzało to ogromne zainteresowanie gości, ożywiało rozmowy, stanowiło ciekawe przeżycie.
TREND 9. Wyrzucanie jedzenia po evencie
To trend, z którym musimy sobie dziś pilnie poradzić. Do jakiego by nie zajrzeć poradnika z savoir-vivre’u, znajdziemy w nim informację, że na przyjęciu nigdy nie powinno zabraknąć jedzenia… Lepiej więc przygotować go więcej niż mniej. Trudno się z tym nie zgodzić. To, co zostaje po przyjęciach, które organizujemy w prywatnych domach łatwo zagospodarować. Co jednak zrobić z ogromem jedzenia, które zostaje po przyjęciach?
W pierwszej kolejności podczas produkcji jakichkolwiek wydarzeń należy mocno zrewidować ilość jedzenia, jaką przewiduje się na jedną osobę. Taką decyzję należy oczywiście podjąć po rozmowie z profesjonalistami z firm cateringowych. Warto jednak wyjść poza stare schematy podpowiadające 1-1,5 kg jedzenia na osobę i wziąć pod uwagę chociażby to, że wielu z nas dba dziś o zrównoważoną dietę, zdrowy tryb życia i je po prostu mniej. Na pewno organizacja przyjęcia w formie kolacji serwowanej pozwala łatwiej zaplanować ilość jedzenia. W tym wypadku łatwo pomnożyć liczbę gości przez liczbę porcji, a następnie dodać do wyniku kilka na zapas.
To, jak zaplanować jedzenie na event to temat na osobny tekst. To zresztą część większego zagadnienia, jakim jest zrównoważony rozwój. W kontekście organizacji eventów obejmuje nie tylko problem nadprodukcji jedzenia, ale również między innymi takie kwestie, jak tworzenie scenografii z materiałów niebiodegradowalnych, kupowanie na potrzeby eventu ogromnych ilości jednorazowych, plastykowych sztućców, kubków i talerzyków czy akcesoriów typu maski karnawałowe.
W naszej agencji próbujemy się mierzyć z tym wyzwaniem już od dawna. Od paru lat tworzymy scenografie głównie z użyciem żywych kwiatów. Robimy to zarówno w przypadku organizacji wydarzeń biznesowych, jak i eventów prosprzedażowych w galeriach handlowych. W 2022 roku przedstawiliśmy naszym klientom nowatorską ofertę organizacji pikników. Znalazł się w niej m.in. najbardziej ekologiczny projekt na polskim rynku eventowym: piknik, na zakończenie którego uczestnicy rozbierają scenografię i mogą zabrać ze sobą te jej elementy, które wykorzystają na co dzień w domu.
TREND 10. Brak partnerstwa
Pracownicy agencji eventowych to bez wątpienia ludzie do zadań specjalnych. Produkcja eventu najczęściej polega bowiem na tworzeniu czegoś od zera. Buduje się nie tylko scenę, nieraz wysoką na kilka metrów, nie tylko rozstawia się krzesła dla widowni czy stoliki dla gości bankietu, ale nieraz tworzy się całe zaplecze kuchenno-cateringowe w miejscach, w których takiego nie ma. Pomijamy tu całą kwestię techniki — rozstawienia sprzętu, instalacji oświetlenia, okablowania przestrzeni itd. Nie trudno więc zobaczyć pracownika agencji eventowej z ubrudzonymi dłońmi, ubłoconymi butami, upoconego, poprawiającego w pozycji na kolanach coś przy konstrukcji sceny.
Taki widok i świadomość tego, z czego wynika powinny raczej rodzić poczucie wdzięczności wobec specjalistów, którzy świetnie łączą pracę umysłową z fizyczną. Niestety wciąż się zdarza, że pracownicy zaplecza technicznego — event menadżerzy, scenografowie, technicy, dźwiękowy, oświetleniowych — traktowani w sposób, na jaki nie zasługują. Nikt nie ma wątpliwości, że artyście, który występuje podczas eventu należy zapewnić garderobę i poczęstunek. Nie powinniśmy również mieć wątpliwości, że o pracowników technicznych należy odpowiednio zadbać. Brakłoby garderób, gdyby chcieć wszystkim taką zaproponować. Nie o to się jednak upominamy. Z całą pewnością należy jednak zadbać o nocleg, jeśli tego wymaga sytuacja, o jedzenie i napoje oraz o zaplecze, w którym pracownicy techniczni będą mogli odpocząć.
W naszej agencji wychodzimy z założenia, że klient to nie nasz pan, lecz nasz partner. Jesteśmy po to, aby realizować projekty naszych klientów. Jesteśmy profesjonalistami. Wiemy, jak robi się eventy. Nasi klienci płacą nam nie tylko za to, żebyśmy wykonywali ich życzenia, ale również za to, żebyśmy realizacji niektórych życzeń odmówili. Jeśli jest taka konieczność — robimy to. Zawsze z korzyścią dla klienta. Ci, którzy to rozumieją, są w stanie traktować swoich podwykonawców po partnersku. Wielkopańskie traktowanie podwykonawców to trend, z którym powinniśmy się pożegnać nie tylko w branży eventowej, ale w biznesie w ogóle.
Podsumowanie
Trendy, które w organizacji eventów muszą zniknąć to:
- Stawianie na ilość zamiast na jakość.
- Zmuszanie gości do aktywności w czasie eventu.
- Angażowanie fordanserek.
- Sekusalizacja artystów i pracowników obsługi eventu.
- Stawianie gości w niekomfortowej sytuacji.
- Stawianie na tandetne pomysły i rozwiązania.
- Traktowanie eventu biznesowego jak biesiady.
- Nastawianie się na upijanie.
- Wyrzucanie jedzenia po evencie.
- Brak partnerskich relacji na linii klient-agencja.
