…aby w pełni wykorzystała swoje możliwości i kreatywność? Odpowiedź na tytułowe pytanie brzmi: „To zależy”. Od czego? Po pierwsze od oczekiwań klienta, a dokładnie fazy zakupu, w której jest. Po drugie, od szeregu pomniejszych czynników, które mogą go skrócić lub wydłużyć. Po kolei…
Dwie fazy zakupów
Firmy, które decydują się na organizację eventu, zwracają się do agencji eventowych w jednej z dwóch faz procesu zakupowego. Pierwsza faza to poszukiwanie pomysłu na wydarzenie, druga — przesłanie briefu, czyli złożenie oficjalnego (lub przynajmniej konkretnego) zapytania.
Faza I – opcje i koncepcje
Wyobraźmy sobie firmę, która organizuje eventy rzadko i jeśli już, to z jakiejś specjalnej okazji, np. jubileuszu lub otwarcia nowej siedziby. Taka firma nie ma stałej i sprawdzonej listy dostawców (agencji eventowych), do których może się zwrócić z prośbą o ofertę. Kiedy główni zainteresowani — prawdopodobnie zarząd i ktoś, kto zajmuje się marketingiem — powiedzą sobie już jasno, że „trzeba coś zrobić”, ktoś siada przed komputerem i zaczyna szukać możliwości. Wpisuje odpowiednie hasło w wyszukiwarce, przegląda zdjęcia, filmy, w końcu strony różnych agencji. Generalnie, szuka pomysłu. W końcu pisze lub dzwoni do jednej i drugiej agencji z pytaniem, „co by tak można zrobić…”.
W naszej agencji, gdy rozpoznajemy, że klient jest na tym etapie, nie zabieramy się za przygotowanie całościowej oferty wraz z kosztorysem, ponieważ wiemy, że w tym momencie nie jest to klientowi potrzebne. Po pierwsze, oferujemy bezpłatną konsultację, w czasie której z jednej strony zyskujemy informacje na temat oczekiwań klienta i kierunków, w których chciałby zmierzać, a z drugiej — odpowiadamy na jego pytania. W efekcie przedstawiamy klientowi raczej tablicę inspiracji (moodboard): zdjęcia, filmy czy case study, które ilustrują wydarzenia podobne do tego, które chciałby zorganizować klient. Na tym etapie jesteśmy też w stanie podać widełki cenowe, ale nie konkretną kwotę.
Doświadczona agencja jest w stanie bardzo szybko odpowiedzieć na potrzeby klienta w tej fazie. Ekspert, który zajmuje się organizacją eventów, po pierwsze doskonale wie, jakie informacje powinien uzyskać, aby mógł udzielić możliwie jak najdokładniejszych informacji na tym etapie. Agencja, która ma na koncie setki zorganizowanych i udokumentowanych wydarzeń dysponuje też ogromnym katalogiem zdjęć i filmów oraz dokładnie opisanymi case study ze zrealizowanych przez siebie eventów. Bezpłatne konsultacje z klientem, które oferuje nasza agencja oraz przesłanie pakietu materiałów poglądowych (moodboard, zdjęcia, przykładowe filmy, case study) i widełek cenowych to więc najczęściej kwestia jednego lub dwóch dni.
Faza II – brief (oficjalne zapytanie)
Firmy, które organizują eventy regularnie, najczęściej mają ten temat już dobrze przetrenowany. Doskonale znają swoje potrzeby, wiedzą, co chcą zorganizować (np. konferencję na początku roku i piknik dla pracowników w wakacje), mają listę sprawdzonych dostawców. Ich działy marketingu pracują w oparciu o zestandaryzowane procesy zakupy, których częścią jest ogłoszenie konkursu ofert i wysłanie do agencji zapytania (briefu), w którym ich oczekiwania zostają dokładnie określone.
Firmy, o których pisaliśmy w opisie pierwszej fazy, przechodzą do tego etapu po rozeznaniu rynku i sprecyzowaniu swoich oczekiwań. Wiedzą już, czego dokładnie chcą i mają założony budżet. Zwracają się więc do agencji z opisem swoich oczekiwań — różnie wyrażonym: czasem w mailu, czasem w rozmowie — i prośbą o przedstawienie konkretnej oferty.
Jeśli rozpoznajemy, że nasz klient jest w tej fazie procesu zakupu, przygotowujemy dla niego ofertę i kosztorys. Nasze oferty zawierają opis pomysłu, koncepcję działań, harmonogram wydarzenia oraz opis całego wydarzenia: od witania gości, przez opis scenografii, brandingu, atrakcji, cateringu, po informacje na temat hotelu i transportu dla zaproszonych. Mówiąc krótko: bardzo dokładnie i rzeczowo prezentują to, co chcielibyśmy zrobić. Nasze oferty uzupełnia kosztorys, czyli dokładna wycena każdego pojedynczego elementu wydarzenia.
W tej fazie do pracy siada już nie jeden ekspert, który otwiera katalog ze zdjęciami i kopiuje linki do case study czy filmów, ale kilka osób. Na realizację tego zadania potrzeba od jednego do trzech tygodni.
7 kroków do przygotowania oferty w odpowiedzi na brief (oficjalne zapytanie)
1. Burza mózgów
Powołujemy zespół, który pracuje nad ofertą. To minimum 3 osoby, a najczęściej 5-6 osób reprezentujących różne kompetencje. Zespół ma lidera-opiekuna projektu i kilku członków. Najpierw każdy zapoznaje się z informacjami, które otrzymaliśmy od klienta, a następnie wspólnie zaczynamy pracować nad koncepcją. Tylko w ok. 30-40% przypadków na tym etapie powstaje końcowy pomysł. Najlepiej po takiej burzy mózgów zrobić przynajmniej jednodniową przerwę i spotkać się ponownie. W tym czasie można przemyśleć wstępne koncepcje, złapać do nich dystans i dzięki temu dopracować je.
2. Wybór koncepcji i ustalenie planu działań
Wybieramy koncepcję wydarzenia i na jej podstawie budujemy jego harmonogram. Tworzymy listę wszystkich elementów, które złożą się na event, m.in. miejsce, atrakcje, artyści, catering itd.
3. Wycena i tworzenie kosztorysu
Przechodzimy do wyceny naszej koncepcji. Kontaktujemy się z dostawcami towarów i usług. Na tym etapie rezygnujemy z realizacji niektórych pomysłów – tych, które nie są niezbędne, a które generują koszt przewyższający założony przez klienta budżet. Zazwyczaj przedstawiamy je klientowi jako dodatkową opcję.
4. Opis koncepcji – powstanie tekstów
Copywriter w sposób przystępny dla naszych klientów opisuje naszą koncepcję.
5. Sprawdzenie tekstów, kosztorysu, ostatnie poprawki
Każda oferta, zanim wyjdzie z naszej agencji do klienta, zostaje sprawdzona przez przynajmniej jedną osobę. Daje nam to gwarancję, że klient otrzyma propozycję najwyższej jakości, przejrzystą, łatwą do zrozumienia i wyobrażenia, pozbawioną niedociągnięć i niedopowiedzeń.
6. Stworzenie grafik
Kiedy mamy już stuprocentową pewność co do koncepcji wydarzenia, kiedy już przelaliśmy na papier to, co wcześniej funkcjonowało w naszej wyobraźni i naszych rozmowach, tworzymy grafiki, dzięki którym nasi klienci mogą jeszcze łatwiej zrozumieć nasz pomysł i zyskać jak najdokładniejszą wiedzę na temat tego, jak będzie wyglądać wydarzenie, które możemy dla nich zorganizować.
7. Złożenie prezentacji
Mamy teksty, grafiki, zdjęcia i filmy. Projektujemy i składamy ofertę. Następnie wysyłamy ja w formie pdf do klienta.
Co jeszcze może się dziać na etapie przygotowania oferty w odpowiedzi na brief?
Bardzo często zdarza się, że ekspert z naszej agencji bierze udział w wizji lokalnej na miejscu, w którym ma się odbyć wydarzenie. Jest to niezwykle pomocne na etapie tworzenia oferty, ponieważ pomaga uniknąć błędnych założeń.
Może się okazać, że na podstawie briefu i informacji otrzymanych od klienta wypracujemy fantastyczną koncepcję opartą na grze światła, a następnie odkryjemy, że miejsce, w którym będzie odbywać się wydarzenie nie daje żadnych możliwości na pełne wyciemnienie. Wizja lokalna pozwala na uniknięcie podobnych nieporozumień.
Co jeszcze ma wpływ na czas przygotowania oferty?
To, jak dokładne informacje otrzymuje agencja eventowa
Im więcej wiadomości klient przekaże agencji eventowej, tym większa szansa na skrócenie czasu oczekiwania na ofertę. Do tych najważniejszych informacji należą: cele, które chce osiągnąć klient, ogólny opis swoich potrzeb i oczekiwań od agencji, sugestie dotyczące preferowanej koncepcji wydarzenia (jeśli posiada), podanie ewentualnych konkretnych potrzeb, preferencje dotyczące lokalizacji i czasu trwania, a także dodatkowych elementów (np. czy oczekuje wydarzenia w wersji online, onsite lub hybrydowej).
Bardzo ważna jest też otwartość klienta na rozmowę i udzielanie odpowiedzi na pytania agencji. Niedokładne lub ogólnikowe odpowiedzi lub konieczność konsultowania najdrobniejszych szczegółów z przełożonymi wpływają niestety negatywnie na czas przygotowania oferty.
Wymieniliśmy wyżej najważniejsze informacje, które musi otrzymać agencja, aby móc szybko, sprawnie i precyzyjnie przygotować ofertę. Brakło tam jednej rzeczy, ale tylko dlatego, że chcielibyśmy jej poświęcić osobny akapit. To budżet. Klient, który nie podaje kwoty, którą chce przeznaczyć na organizację eventu, stawia agencję w sytuacji sprzedawcy samochodów, do którego przychodzi zainteresowany i mówi: „Chciałbym kupić auto”. Cóż… Choć wszystkie modele, które tam stoją poruszają się w oparciu o tej sam schemat (kierownica, biegi, gaz itd.), to jednak jest różnica pomiędzy samochodem budżetowym a limuzyną…
Z ŻYCIA WZIĘTE Parę lat temu zostaliśmy zaproszeni na spotkanie do Gliwic. Pierwsza część spotkania odbył się w biurze, druga – w hali produkcyjnej, w której miało odbyć się wydarzenie. Klientka, która wcześniej poznała nasze realizacje, chciała aby na hali znalazły się stoły bankietowe, scena, ogromny ekran diodowy. Po spotkaniu dwukrotnie prosiliśmy o podanie kwoty, jaką firma przeznaczyła na wydarzenie. Nasza klientka za każdym razem odmawiała, tłumacząc, że nie chce ograniczać naszej wyobraźni. Kiedy już przedstawiliśmy jej ofertę, nie odbiegającą od standardowych wydarzeń tego typu, poinformowała nas, że liczyła, że wydarzenie uda się zrobić z budżetem 100 zł na osobę. Zapytaliśmy wtedy, jaką kwotę należy przeznaczyć na 3-daniową kolację w pierwszej lepszej restauracji w Gliwicach. “Dopiero teraz na to wpadłam” – usłyszeliśmy. Drodzy Klienci, profesjonalna agencja eventowa nie działa po to, żeby kogoś naciągnąć. Działa po to, żeby dobrze wykonywać swoją robotę. Nie ma sensu owijać w bawełnę…
Oczekiwania klienta odnośnie stopnia oryginalności oferty
Szycie garnituru u krawca (bespoke) zajmuje minimum 3 miesiące. Opcja made to measure, czyli ubranie uszyte maszynowo z dużą liczbą ręcznych wykończeń wiąże się z minimum 12 tygodniami oczekiwania. Zakup garnituru konfekcyjnego to… jedna wizyta w sklepie. Godzina?
Podobnie jest w przypadku wypracowywania koncepcji eventu. Jeśli klient oczekuje oryginalnego, uszytego na miarę jego firmy pomysłu — potrzebujemy czasu. Jeśli klient po prostu chce zorganizować wydarzenie oparte na prostym pomyśle, z „katalogu” — jesteśmy w stanie szybko zdjąć nasz pomysł z wieszaka i zaproponować go do przymiarki. Ważne jest, aby już na początku współpracy postawić sprawę jasno.
Kalendarz agencji
To, jak szybko agencja jest w stanie przygotować ofertę, zależy również od jej kalendarza. W branży eventowej czerwiec, wrzesień i grudzień to zazwyczaj bardzo intensywne miesiące. Z kolei początek roku, styczeń i luty, to zazwyczaj czas, kiedy pracy produkcyjnej jest mniej.
Jeśli firma przygotowuje się do takiego wydarzenia, jak jubileusz czy otwarcie nowego obiektu albo — jak w przypadku galerii handlowych — oczekuje przedstawienia planu eventów na cały rok, to z całą pewnością warto zwrócić się do agencji z odpowiednim wyprzedzeniem, a najlepiej spróbować trafić w spokojniejszy okres. Powiedzmy w tym miejscu bardzo wyraźnie: jesteśmy w stanie przygotować ofertę nawet we wrześniu lub w grudniu. W tym czasie może to jednak potrwać nieco dłużej.
Natchnienie, czyli stan duchowego ożywienia twórczego
Agencje eventowe zaliczają się do branży kreatywnej. Nie bez powodu. Mimo to natchnienie nie zawsze przychodzi od razu i na naprawdę dobry pomysł trzeba czasem poczekać…
Ile dni potrzeba więc na przygotowanie oferty?
Przygotowanie oferty na wydarzenie oparte na powtarzalnym, „katalogowym” schemacie często zajmuje jeden-dwa dni robocze. Inaczej jest w przypadku eventów dopasowanych do klienta lub skrojonych na miarę. Jeśli klient przekazuje agencji naprawdę dokładne informacje na temat swoich potrzeb, to jesteśmy w stanie przygotować ofertę nawet w tydzień (przy założeniu, że w tym samym czasie nie realizujemy kilku eventów i nie prowadzimy paru procesów sprzedażowych). Na przygotowanie oferty na duże i ważne wydarzenie warto dać agencji nawet dwa miesiące.
A kiedy naprawdę się spieszy…
Rozumiemy to i wiemy jak pomóc. W takiej sytuacji zapraszamy przedstawicieli klienta do udziału w warsztatach. Zaczynamy od wysłuchania potrzeb, a następnie przedstawiamy rozwiązania. W trakcie spotkania przedstawiciele klienta od razu dokonują korekt w naszej koncepcji. Już w trakcie warsztatów jesteśmy w stanie podać orientacyjne koszty poszczególnych rozwiązań. Pracujemy w oparciu o szkice i rysunki scenografii, animacji, grafik. Takie kilkugodzinne spotkanie kończy się wypracowaniem gotowej koncepcji i wstępnym kosztorysem.
Oferta to koszty, dlatego nie wyrzucajmy pieniędzy do kosza
Na końcu tego artykułu chcielibyśmy Was uwrażliwić na jeszcze jedną rzecz. Proces przygotowania oferty wiąże się z kosztami. Mniejszymi w przypadku oferty na „katalogowy” event i nieraz bardzo dużymi w przypadku ofert na wydarzenia skrojone na miarę. Średni koszt takiej dużej, rozbudowanej oferty to 2 do 8 tysięcy zł. Wynika m.in. z liczby ekspertów zaangażowanych do prac koncepcyjnych, czasu spędzonego na procesie kosztorysowania, kosztów prac graficznych i copywriterskich, czasu poświęconego na konsultacje z klientem, udziału w ew. spotkaniach i wizjach lokalnych.
To dlatego zwracamy się do Państwa z prośbą o rozważne podejście do współpracy z agencjami eventowymi. Jeśli szukają Państwo jedynie inspiracji i pomysłu na to, jaki obrać kierunek — powiedzcie o tym. Prześlemy Wam zdjęcia, filmy, case study. Jeśli wiecie już dokładnie, co chcecie — powiedzcie nam o tym, a my przygotujemy ofertę. Nie chcielibyśmy jednak być jedną z 5, 10 albo kilkunastu agencji, które o to pytacie. To by oznaczało, że ogromny nakład pracy pójdzie na marne.
