Wstęp
Organizacja wydarzenia firmowego to duże wyzwanie – zwłaszcza jeśli robisz to po raz pierwszy. Od wyboru odpowiedniej agencji eventowej zależy nie tylko powodzenie imprezy, ale też Twój spokój i reputacja w firmie.
Dobra agencja nie obrazi się na pytania – wręcz przeciwnie, potraktuje je jako dowód Twojej odpowiedzialności.
Oto 20 pytań, które pomogą Ci znaleźć partnera, któremu zaufasz.
I. Doświadczenie i specjalizacja
Pierwsza rzecz, którą warto sprawdzić, to doświadczenie agencji.
Nie każda firma ma kompetencje do obsługi każdego rodzaju wydarzenia. Dopytując o specjalizację, zyskujesz pewność, że Twoje wydarzenie trafi w dobre ręce.
Pytania:
-
Jak długo działacie na rynku?
-
W jakiego rodzaju eventach się specjalizujecie?
-
Czy możecie pokazać przykłady podobnych realizacji?
-
Ilu klientów obsługujecie rocznie?
-
Czy macie doświadczenie z wydarzeniami na moją skalę (liczba uczestników, branża)?
II. Proces i organizacja
Nawet najlepszy pomysł na event nie uda się bez sprawnej organizacji.
Kluczowe jest, aby wiedzieć, jak wygląda proces współpracy z agencją: kto jest odpowiedzialny za projekt, jakie są terminy i jak wygląda komunikacja. Dzięki temu unikniesz chaosu i stresu w trakcie przygotowań.
Pytania:
6. Jak wygląda proces współpracy od briefu po realizację?
7. Ile czasu potrzebujecie na przygotowanie wydarzenia takiej wielkości?
8. Jak wygląda Wasza struktura zespołu projektowego?
9. Czy zapewniacie opiekuna projektu dostępnego przez cały czas?
10. Jak zabezpieczacie ciągłość obsługi w razie choroby / nieobecności koordynatora?
III. Koszty i transparentność
Budżet to często temat delikatny, ale właśnie dlatego warto rozmawiać o nim otwarcie.
Przejrzyste warunki finansowe pozwalają uniknąć niespodzianek i budują zaufanie. Nawet jeśli nie znasz jeszcze dokładnej kwoty, możesz zapytać agencję, jak podchodzi do wycen i rozliczeń.
Pytania:
11. Co obejmuje wstępna wycena, a co jest liczone dodatkowo?
12. Jak rozliczacie podwykonawców i rezerwacje (np. catering, gwiazdy)?
13. Jak wygląda harmonogram płatności i zaliczek?
14. Jak komunikujecie zmiany budżetu w trakcie projektu?
15. Czy pomagacie w optymalizacji kosztów (np. proponując alternatywne rozwiązania)?
IV. Jakość i bezpieczeństwo
Za kulisami każdego udanego eventu kryje się nie tylko kreatywność, ale i procedury.
Zapewnienie bezpieczeństwa uczestników, odpowiednich ubezpieczeń, dbałość o środowisko czy gotowość na sytuacje kryzysowe to cechy agencji odpowiedzialnej. Te pytania pozwolą Ci sprawdzić, czy Twój przyszły partner działa profesjonalnie.
Pytania:
16. Jak dbacie o bezpieczeństwo uczestników (procedury, ubezpieczenia)?
17. Czy posiadacie własne zasoby (scenografia, sprzęt) czy wszystko wynajmujecie?
18. Jak wygląda Wasza polityka ekologiczna / CSR przy eventach?
19. Czy zapewniacie raport z realizacji (podsumowanie, zdjęcia, rekomendacje na przyszłość)?
20. Jak radzicie sobie z sytuacjami kryzysowymi (zmiana pogody, lokalizacji, nagła awaria)?
Podsumowanie
Dobra agencja eventowa potrafi odpowiedzieć na te pytania bez wahania. To znak, że ma doświadczenie, procedury i dba o interes Klienta.
Agencja Komunikacji ŻYCIE działa na rynku od blisko 30 lat, zrealizowała ponad 5000 wydarzeń dla polskich i międzynarodowych firm, w których wzięło udział ponad 10 milionów osób.
Nasze najmniejsze wydarzenie obsługiwało 10 osób, a największe – 42 000 uczestników.
Każdego roku realizujemy około 170 eventów na terenie całej Polski, dysponując własnym magazynem scenografii i flotą samochodów, co daje nam elastyczność i pełną kontrolę nad produkcją.
Specjalizujemy się w organizacji jubileuszy, ale z powodzeniem realizujemy również eventy plenerowe, integracyjne i strefy marek.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak wygląda to w praktyce – skontaktuj się z nami.
Pomożemy Ci zaplanować jubileusz, piknik czy event firmowy od A do Ż, nawet jeśli robisz to po raz pierwszy.
Zdjęcia użyte w tym wpisie pochodzą z realizacji 14. edycji Biegu POLAND BUSINESS RUN, którą zrealizowaliśmy dla ponad 16 000 biegaczy i 15 000 uczestników pikniku.
📝 Dodatkowa pomoc dla Ciebie
Jeżeli chcesz zagłębić się w temat jeszcze bardziej, przygotowaliśmy dla Ciebie bezpłatny poradnik w PDF „Jak pracujemy nad eventem”. Znajdziesz w nim odpowiedzi na większość pytań, które zadają Klienci przy wyborze agencji eventowej – krok po kroku opisujemy nasz proces i standardy współpracy.
Wystarczy do nas napisać, a od razu wyślemy Ci poradnik:
https://agencjazycie.pl/jak-pracujemy-nad-eventem/